Generell gilt, wer steuerrechtlich und handelsrechtlich zur Buchführung und Aufzeichnung verpflichtet ist, ist auch verpflichtet diese aufzubewahren. Dabei regelt die Abgabenverordnung, kurz AO, dies für alle Dokumente mit steuerrechtlichem Bezug. Die wesentlichen Kriterien werden in den Paragraphen 140 und 147 der Abgabenordnung definiert.
Welche Papiere hingegen je nach Branche aufbewahrt werden sollten regeln im Einzelnen die betreffenden Gesetzbücher. So gilt für Kaufleute das Handelsgesetzbuch, abgekürzt HGB. Dennoch sind gleichermaßen auch andere Rechtsgebiete zu beachten, zum Beispiel das Arbeitsrecht, Sozialversicherrungsrecht etc. Gewerbetreibende mit einem Umsatz von mehr als 600 000€ jährlich, oder einem Gewinn von mehr als 60 000€, überschreiten die in §141 Abs. 1 Nr. 1 AO und § 141 Abs. 1 Nr. 4, 5 AO, festgesetzten Umsatz- und Gewinngrenzen und sind somit verpflichtet Belege bestimmter Natur auf zu bewahren.
Welche Belege muss ich aufbewahren?
Jeder Kaufmann muss steuerrelevante Aufzeichnungen aufbewahren, Paragraph 147 der AO listet diese im Detail auf. Allgemein müssen sämtliche Bilanzen, also die Eröffnungsbilanz und Jahresbilanz, Inventare, Jahresabschlüsse, empfangene und versandte Geschäftsbriefe, Kaufbelege und alle Buchungsbelge aufbewahrt werden. Kassenzettel oder Belege ähnlicher Art müssen sich dabei nicht auf einen konkreten Geschäftsvorfall beziehen, wesentlich sind die Angaben zur Besteuerung, zum Beispiel die Mehrwertsteuer.
Was besagen die GoBD?
In den sogenannten GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) sind die formalen Anforderungen an die Buchführung in Deutschland festgelegt. Seit 2015 sind die GoBD gültig. Für Unternehmer bedeutet dies: Er ist verantwortlich dafür, dass alle Papierdokumente und auch elektronische Belege bei ihm nach den Grundsätzen archiviert werden. Das gilt auch, wenn er dafür einen externen Dienstleister beauftragt. Insbesondere regeln die GoBD die elektronische Aufzeichnung von Barerlösen. Mehr Informationen dazu, was die GoBD im Einzelnen festlegen und welchen Einfluss das auf die Buchhaltung von Unternehmern hat, findet man im kostenlosen E-Book von Lexoffice.
Welchen Beleg muss ich wie lange aufbewahren?
Es gibt 2 verschiedene Aufbewahrungsfristen die von Bedeutung sind:
Einmal müssen nach § 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UStG folgende Belege 10 Jahre aufbewahrt werden: Geschäftsbücher und Aufzeichnungen, Rechnungen, die Eröffnungsbilanz, Lageberichte, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege.
Unterlagen wie Geschäftsbriefe, Wiedergaben von Geschäftsbriefen und sonstige Unterlagen wie Kassenzettel unterliegen einer 6- jährigen Aufbewahrungsfrist. Wichtig ist es zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist für Verträge, zum Beispiel einen Mietvertrag, erst nach Ende der Laufzeit beginnt.
In welcher Form müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?
Während der gesamten Zeit der Aufbewahrung müssen die Unterlagen lesbar sein. Die Unterlagen sind außer bei Geschäftsbriefen und Rechnungen, als Originale aufzubewahren die nach Reihenfolge sortiert sind. Die Zuerst genannten Dokumente dürfen Bildlich wiedergegeben werden, müssen aber mit dem Original übereinstimmen. Elektronische Rechnungen sind nur in soweit zulässig, wenn sie elektronisch erstellt, gesendet und empfangen wurden.
