Der Faktor Zeit ist von entscheidender Bedeutung, wenn es um den erfolgreichen Abschluss eines Projekts oder eines Auftrags geht. Zeit ist Planungsgrundlage und wird sie effizient genutzt, so entscheidet sie über den wirtschaftlichen Erfolg eines Projekts.
Als nützliches Werkzeug bietet sich eine Projektzeiterfassung-Software an. Die Anwendung übernimmt die präzise Zeitverfolgung und stellt benötigte Kosten und Ressourcen dar. Damit dies in eine Steigerung der Produktivität verwandelt werden kann, muss die Software zum Team passen und auf die Ansprüche der Aufgaben zugeschnitten sein.
Wichtige Inhalte einer Anwendung
Der Kern einer Projektzeiterfassung-Software ist die Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden aller Personen, die an einem Projekt mitarbeiten. Sinnvoll ist eine Unterscheidung der abrechenbaren und nicht abrechenbaren Arbeitszeit. Überstunden, Urlaub und Krankheitstage müssen ebenso integriert werden wie Kosten, die für Material und Reisen entstehen.
Für eine lückenlose Erfassung eignen sich Software-Lösungen, die von verschiedenen mobilen und stationären Endgeräten sowie offline genutzt werden können. Komfortabel ist eine Mitarbeiterverwaltung, die die eigenverantwortliche Pflege des Arbeitszeitkontos ermöglicht. Sinnvoll sind Schnittstellen zur Buchhaltung und zu anderen im Betrieb genutzten Anwendungen, da der Datenaustausch in kurzer Zeit und nahezu fehlerfrei erfolgt.
Benutzerfreundlichkeit
Eine Zeiterfassungssoftware für Projekte umfasst unterschiedliche Features. Nicht immer sind alle Funktionen für das eigene Projektmanagement geeignet. Ein gutes Produkt ist für die Größe des Unternehmens ausgelegt und lässt sich auf jedes Projekt individuell zuschneiden sowie flexibel anpassen. Diese Voraussetzungen haben Priorität, damit eine Software zur Projektzeiterfassung erfolgreich integriert werden kann. Darüber hinaus sind eine intuitiv bedienbare Menüführung und eine leicht verständliche Nutzung von Vorteil, damit die Anwendung ohne Barrieren von allen Beschäftigten genutzt werden kann. Selbstverständlich sollte hinter einem Produkt ein kundenfreundlicher Support stehen, der über eine gute Erreichbarkeit verfügt.
Testphasen nutzen
Der Kauf von Softwareanwendungen oder Lizenzen kann kostspielig sein. Hinzukommt die Pflege durch das Einspielen von Updates. Viele Entwickler bieten daher eine Testphase für ihr Produkt an, damit es über einen definierten Zeitraum ausgiebig geprüft werden kann. Sollte das Produkt nicht überzeugen, fallen keine Kosten an. Neben dem Kauf des Produkts oder einer Nutzungserlaubnis für jeden Anwender gibt es die Möglichkeit, eine Projektzeiterfassung-Software zu mieten. Der Vorteile an diesem System sind die geringen Betriebskosten und die Freiheit, das Produkt nicht mehr zu nutzen, wenn sich die Rahmenbedingungen im Unternehmen ändern oder die Betriebsgröße die geeignete Anwenderkapazität übersteigt.
Software as a Service ist ein Konzept, das für Kunden unterschiedliche Vorteile bietet. Neben der Abrechnung im Abonnement übernimmt der Anbieter das Hosting und die Wartung der Anwendung. Der Zugriff auf die Anwendung erfolgt über einen Webbrowser oder über eine App. SaaS Konzepte überzeugen durch ihre Anpassbarkeit an die Wünsche der Kunden. Die Abonnementverwaltung erlaubt eine zeitnahe und unkomplizierte Erweiterung des Leistungsspektrums und bei Bedarf eine Anpassung an ein geringeres Auftragsvolumen.
