Jeder Unternehmer, der Produkte verkauft oder Dienstleistungen ausführt, muss die Umsatzsteuer in seiner Rechnung ausweisen und diese an sein Finanzamt abführen. Da jeder vorsteuerabzugsberechtige Unternehmer Vorsteuer geltend machen kann, wird nur der Endverbraucher mit der Umsatzsteuer belastet. Die Abführung der Umsatzsteuer an das Finanzamt geschieht im Wege der Umsatzsteuervoranmeldung.
Einmal im Monat – abhängig von der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres kann dies auch quartalsmäßig oder jährlich sein – gibt der Unternehmer eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt ab. Das Finanzamt stellt die von dem Unternehmer in dem Voranmeldungszeitraum gezahlte Vorsteuer (diese ist ebenfalls in der Umsatzsteuervoranmeldung auszuweisen) der vereinnahmten Umsatzsteuer gegenüber. Den Restbetrag muss der Unternehmer als Umsatzsteuerschuld an das Finanzamt abführen. Kommt es in der Umsatzsteuervoranmeldung zu einem Vorsteuerüberhang, bekommt der Unternehmer Umsatzsteuer von seinem Finanzamt zurückerstattet.
Umsatzsteuerrückerstattung: Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer
Für den umgangssprachlichen Oberbegriff Mehrwertsteuer werden im Steuerrecht die beiden Begriffe Umsatzsteuer und Vorsteuer verwendet. Der Unterschied zwischen den beiden Steuerarten wird klar, wenn sie aus verschiedenen Blickwinkeln gesehen werden. Die Umsatzsteuer wird von einem umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer in seiner Ausgangsrechnung ausgewiesen. Da der Unternehmer die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muss, werden seine Einnahmen durch die Umsatzsteuer nicht erhöht. Sie stellt praktisch einen durchlaufenden Posten dar.
Die Vorsteuer ist die Steuer, die auf den Eingangsrechnungen des Unternehmers erscheint. Der Unternehmer bezahlt sie mit dem Nettobetrag an den Rechnungsersteller. Soweit der Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt ist, bekommt er die gezahlte Vorsteuer vom Finanzamt wieder erstattet. Je nach Sichtweise handelt es sich bei der Umsatzsteuer und der Vorsteuer um dieselbe Steuerart. Betrachtet man den Umsatz aus Verkäufersicht, handelt es sich um Umsatzsteuer. Für den Käufer der Ware handelt es sich um Vorsteuer.
Beispiel
Eine Autowerkstatt repariert einen Pkw und stellt dem Privatkunden dafür 300 Euro plus 19% Umsatzsteuer in Rechnung. Der Bruttobetrag lautet auf 357 Euro. Die Nettoeinnahmen belaufen sich auf 57 Euro. Diese muss die Autowerkstatt an das Finanzamt abführen. Die Ersatzteile für die Reparatur hat die Werkstatt sich bei einem Zuliefererbetrieb besorgt. Der Zuliefererbetrieb hat der Autowerkstatt dafür 250 Euro plus 19% Umsatzsteuer berechnet. Die Umsatzsteuer des Zulieferbetriebes beträgt 47,50 Euro. Aus Sicht der Autowerkstatt handelt es sich bei diesen 47,50 Euro um die Vorsteuer.
Sowohl die Umsatzsteuer von 57 Euro als auch die Vorsteuer von 47,50 Euro muss die Autowerkstatt in der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung deklarieren. Die Vorsteuer wird von der Umsatzsteuer in Abzug gebracht. Der verbleibende Betrag von 9,50 Euro stellt die Umsatzsteuerschuld dar. Diese muss das Unternehmen an das Finanzamt abführen.
Welche Voraussetzungen müssen für einen Vorsteuerabzug erfüllt sein?
Die Vorsteuer kann nur von einem vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmer gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht werden. Diese Unternehmer müssen selber Umsatzsteuer in ihren Rechnungen ausweisen und die vereinnahmten Beträge an das Finanzamt abführen. Vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen sind Privatleute und Firmen oder Freiberufler, die gegenüber dem Finanzamt als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Umsatzsteuergesetz auftreten. Eine Rechnung, bei der die Vorsteuer geltend gemacht werden soll, muss bestimmte Inhalte enthalten. Diese sind vollzählig im § 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz aufgeführt.
Zu den Angaben zählen zwingend der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden und des empfangenden Unternehmers. Darüber hinaus muss die Rechnung auch die Steuernummer des leistenden Unternehmers enthalten. Weitere Punkte sind das Ausstellungsdatum und das Leistungs- oder Lieferungsdatum. Fehlt eine der in § 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz genannten Angaben, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug bei einer Prüfung versagen. Das Finanzamt führt hierzu regelmäßig Umsatzsteuer-Sonderprüfungen durch.
Für einen Unternehmer können sich böse Folgen ergeben. Wird die Vorsteuer vom Finanzamt nicht anerkannt, muss eine höhere Umsatzsteuer bezahlt werden. Auch eine zunächst bewilligte Umsatzsteuerrückerstattung kann rückabgewickelt werden und zu einer höheren Umsatzsteuerschuld führen. Die Unternehmer, die Vorsteuer aus einer Rechnung geltend machen, sollten daher darauf achten, dass die Rechnung die umsatzsteuerrechtlichen Angaben enthält. Stellt der Buchhalter eines Unternehmens fest, dass Angaben fehlen oder unvollständig sind, sollte umgehend eine Korrektur der Rechnung angefordert werden.
Wie funktioniert die Umsatzsteuerrückerstattung?
Wenn beim Finanzamt eine Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht wird, kann der Fall eintreten, dass der deklarierte Vorsteuerbetrag die vereinnahmte Umsatzsteuer übersteigt. Der Fachmann spricht in diesem Fall von einem Vorsteuerguthaben. Dieses Vorsteuerguthaben wird an den Unternehmer zurückerstattet. Im Allgemeinen wird hierfür auch der Ausdruck »Umsatzsteuerrückerstattung« verwendet. Eine Umsatzsteuerrückerstattung entsteht oft bei Existenzgründungen. Die Umsätze eines Existenzgründers laufen erst langsam an. Auf der anderen Seite muss er aber Waren kaufen und Dienstleistungen in Anspruch nehmen, um den Betrieb in Gang zu bringen.
Beispiel
Ein neu gegründetes Unternehmen hat in seinem ersten Monat 100 Damenmäntel zu je 100 Euro verkauft. Der Nettoumsatz betrug 10.000 Euro. Die Steuer auf den Umsatz betrug 1.900 Euro. Eingekauft hat das Unternehmen in demselben Zeitraum 250 Damenmäntel zu je 50 Euro. Die Nettoausgaben beliefen sich demnach auf 12.500 Euro. Die gezahlte Vorsteuer betrug 2.375 Euro. Wird im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung die Umsatzsteuer mit der Vorsteuer verrechnet, ergibt sich ein Vorsteuerguthaben von 475 Euro (1.900 Euro – 2.375 Euro). Dieser Umsatzsteuerbetrag wird an das Unternehmen zurückerstattet.
Eine höhere Vorsteuer kann sich aber auch bei Unternehmen ergeben, die ihre Tätigkeit seit mehreren Jahren ausüben. Dies ist der Fall, wenn das Unternehmen höhere Investitionen tätigen muss.
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Die Umsatzsteuerrückerstattung in der Umsatzsteuervoranmeldung
Die Umsatzsteuerrückerstattung wird im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung ermittelt. Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer müssen in einem vorgegebenen Anmeldezeitraum die Umsatzsteuervoranmeldung erstellen. Von der Umsatzsteuerzahllast ist es abhängig, wann der Unternehmer die Umsatzsteuervoranmeldung erstellen muss. Bei neugegründeten Unternehmen sieht das Umsatzsteuerrecht eine monatliche Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung für die ersten zwei Jahre vor. Dies ist auch der Fall, wenn die Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr den Betrag von 7.500 Euro überstieg.
Quartalsmäßig kann die Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden, wenn die Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr unter 7.500 Euro betrug. Musste der Unternehmer im Vorjahr nicht mehr als 1.000 Euro an Umsatzsteuer zahlen, wird er vom Finanzamt von der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung befreit. In diesem Fall obliegt ihm nur die Pflicht, eine Umsatzsteuerjahreserklärung abzugeben. Eine sich eventuell ergebende Umsatzsteuerrückerstattung kann von dem Unternehmer auch in der Umsatzsteuerjahreserklärung geltend gemacht werden.
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist spätestens bis zum 10. Tag des Folgemonats beim Finanzamt einzureichen. Bis zu diesem Tag muss auch die Umsatzschuld an das Finanzamt gezahlt werden. Fällt dieser Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächstfolgenden Werktag. Ergibt sich eine Umsatzsteuerrückerstattung, muss der Unternehmer sich nicht um eine pünktliche Zahlung kümmern. Die Umsatzsteuervoranmeldung, die das Vorsteuerguthaben ausweist, muss dem Finanzamt aber spätestens bis zum Fälligkeitstag vorliegen.
Die verspätete Abgabe bringt eine Umsatzsteuerrückerstattung in Gefahr. Da dem Finanzamt keine Zahlen vorliegen, ist es berechtigt, den Umsatz und die darauf entfallende Steuer zu schätzen. Hierfür legt die Behörde oft den Umsatz eines anderen Voranmeldungszeitraums (z.B. den Vormonat) zugrunde. Zudem kann der Steuerpflichtige mit einem Verspätungszuschlag belegt werden. Reicht der Unternehmer die Umsatzsteuervoranmeldung nach, kann er seinen Umsatzsteuerrückerstattungsanspruch geltend machen. Ob der verhängte Säumniszuschlag wieder aufgehoben wird, liegt im Ermessen des Finanzamts.
Was ist bei einem Umsatzsteuerrückerstattunganspruch aus dem Ausland zu beachten?
Erzielt ein Unternehmer im außereuropäischen Ausland Umsätze, muss er auch hier Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Hierfür kann er jedoch eine Umsatzsteuerrückerstattung beantragen. Die zwingenden Voraussetzungen sind, dass es sich um Umsätze für unternehmerische Zwecke handelt und das betreffende Land eine Umsatzsteuervergütung vorsieht. Bei Umsätzen im europäischen Ausland kommen häufig die Regeln des innergemeinschaftlichen Warenverkehrs zum Tragen. Der leistende Unternehmer weist im Rahmen einer innergemeinschaftlichen Lieferung keine Umsatzsteuer aus. Der empfangende Unternehmer hat den innergemeinschaftlichen Erwerb zu versteuern.
Er müsste eigentlich die nicht ausgewiesene Umsatzsteuer an sein Finanzamt abführen. Da er aber in gleicher Höhe zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, ergibt sich insgesamt eine Umsatzsteuerschuld von Null. Im rein innergemeinschaftlichen Warenverkehr kommt es daher nie zu einer Umsatzsteuerrückerstattung.
Zusammenfassung
Ein Unternehmer, der umsatzsteuerpflichtige Leistungen ausführt, ist auch zum Vorsteuerabzug berechtigt. Zum Vorsteuerabzug nicht berechtigt sind Privatleute und Unternehmer, bei denen die Kleinunternehmerregelung greift. Die Umsatzsteuer, die der Unternehmer in seinen Ausgangsrechnungen ausweisen muss, ist von ihm an das Finanzamt abzuführen. Die Vorsteuer, die ihm von anderen Unternehmern in Rechnung gestellt wird, stellt für ihn eine Forderung gegen das Finanzamt dar. Im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung wird die Umsatzsteuer der Vorsteuer gegenübergestellt. Die verbleibende Umsatzsteuerschuld muss der Unternehmer an das Finanzamt abführen.
An die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung sind bestimmte Kriterien geknüpft. Je nachdem wie hoch die Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres war, ist diese monatlich, quartalsmäßig oder jährlich abzugeben. Beträgt die Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres weniger als 1.000 Euro, wird der Unternehmer von der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung befreit. Eine Umsatzsteuerrückerstattung kann dieser Unternehmer über die Umsatzsteuerjahreserklärung geltend machen. Kommt es aufgrund einer Existenzgründung oder größeren Investitionen zu einem Vorsteuerguthaben, hat der Unternehmer gegenüber dem Finanzamt einen Anspruch auf eine Umsatzsteuerrückforderung.
Ein Umsatzsteuerrückerstattungsanspruch entsteht auch, wenn der Unternehmer Umsätze im außereuropäischen Ausland tätig. Wichtig ist hierbei, dass es sich um eine unternehmerische Tätigkeit handelt und das betreffende Land eine Umsatzsteuerrückvergütung vorsieht. Bei Umsätzen im europäischen Raum kommen die Vorschriften des innergemeinschaftlichen Warenverkehrs zur Geltung. Eine innergemeinschaftliche Lieferung ist steuerfrei. Für den empfangenden Unternehmer entsteht ein innergemeinschaftlicher Erwerb. Diesen muss er versteuern. In gleicher Höhe kann er Vorsteuer geltend machen. Im Ergebnis ergibt sich eine Steuer von Null.
Die europäische Gesetzgebung möchte mit dieser Regelung den Umsatzsteuerbetrug eindämmen, der durch nicht berechtigte Umsatzsteuererstattungsansprüche entsteht.
