Das Bearbeiten von Dokumenten ist Alltag in einem Unternehmen. Wo früher ausschließlich Papierdokumente manuell bearbeitet und archiviert wurden, da schaffen heute moderne Softwarelösungen eine massive Arbeitserleichterung für die Angestellten, ein minimiertes Fehlerrisiko und eine unverzichtbare Stütze für den Workflow. Was genau digitales Dokumentenmanagement ist, welche Qualitätsmerkmale und welche Vorteile sich daraus ergeben, das erläutern wir hier ausführlich.
Modernes Dokumentenmanagement
In den meisten Unternehmen werden Dokumente sowohl digital als auch in Papierform erstellt, bearbeitet und müssen verwaltet werden. Pro Jahr verbraucht ein durchschnittlicher Büroangestellter rund 10.000 Blatt Papier. Hinzu kommen unzählige Dokumente, welche digital erstellt und weiterbearbeitet werden. Diese riesige Dokumentenmenge in zwei unterschiedlichen Formen lässt sich manuell nur mit großem Arbeits- und Zeitaufwand verwalten. Hinzu kommt, dass eine manuelle Bearbeitung fehleranfällig ist. Genau hier setzen moderne Lösungen des Dokumentenmanagements an, denn sie arbeiten digital.
Dabei werden die anfallenden Dokumente eines Unternehmen in einem digitalen, zentralen Dokumentenarchiv gespeichert, dort bearbeitet und sind jederzeit abrufbar. Hierzu benötigen Unternehmen eine Software für Dokumentenmanagement. Im Idealfall handelt es sich dabei um eine Software, welche auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden kann. Nur so lassen sich Arbeitsabläufe effizient gestalten und die eingesetzte Software für Dokumentenmanagement bringt den maximalen Effizienzvorteil für das Unternehmen, ohne dass dabei die Dokumentensicherheit vernachlässigt wird.
Die wichtigsten Komponenten einer DMS
Dokumentenmanagement Software wird auch als DMS bezeichnet und von unterschiedlichen Softwareherstellern angeboten. Die meisten DMS Lösungen stellen gewisse Standardkomponenten bereit und bieten darüber hinaus Möglichkeiten zur Erweiterung um zusätzliche Komponenten oder einer Anpassung der Standardkomponenten. Eine dieser Standardkomponenten ermöglicht das Erfassen und Archivieren von Dokumenten. Hierzu können Dokumente beispielsweise per Scan oder digital in das System eingepflegt und mittels einer Archivierungssoftware abgelegt werden. Eine weitere Komponente der DMS regelt Zugriffsrechte auf Dokumente.
Gerade bei vertraulichen Unterlagen ist es wichtig, dass die Zugriffsrechte individuell festgelegt werden können. Möglich sein sollte zudem das automatische Scannen und Indexieren der verschiedenen Dokumente. Außerdem müssen Dokumente über mehrere Systeme teilbar sein. Für die Bearbeitung sollte es möglich sein, dass mehrere Mitarbeiter Zugriff auf ein Dokument haben, es bei gleichzeitiger Bearbeitung jedoch nicht zu einem Datenverlust oder dem Entstehen mehrerer Versionen kommt. Entscheidend für einen reibungslosen Workflow sind Möglichkeiten zur Anbindung an unterschiedliche Datenbanken. CAD- und CAE-Anbindungen gehören ebenfalls zum Standard einer guten Dokumentenmanagement Software.
Welche Vorteile bietet eine Dokumentenmanagement Software?
Die wichtigsten Vorteile beim Einsatz einer DMS in Unternehmen sind die Vereinfachung der Arbeitsabläufe und daraus resultierend Zeitersparnis so wie Kostensenkung. Das digitale Verwalten von Dokumenten spart in Unternehmen erhebliche Mengen Arbeitsmaterial in Form von Papier, Druckerzubehör und Lagerfläche für die Archivierung von Papierdokumenten ein. Ein anderer Vorteil ist das hohe Maß an Sicherheit bei der Speicherung von unternehmenskritischen Informationen oder Dokumenten.
