Die Anforderungen an eine moderne Unternehmensführung formulieren zwei Kernthemen. Die vorhandenen Ressourcen müssen effizient genutzt werden und ein klimafreundliches Handeln hat eine hohe Priorität. Das Erreichen der Vorgaben führt über die Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Die Umsetzung von automatisierten Prozessen im Unternehmen ist allerdings keine Selbstverständlichkeit. Entgegen der technischen Entwicklung, die in alle Lebensbereiche Einzug gehalten hat, stößt die Digitalisierung in vielen Unternehmen auf Vorbehalte.
Statt mit einer modernen Rechnungsverwaltung zu arbeiten, gehören Papierausdrucke und Stapel mit Rechnungen noch immer zum vertrauten Bild in der Buchhaltung. Diese antiquierte Vorgehensweise verursacht hohe Kosten, ist zeitintensiv und fehleranfällig. Der Umstieg auf ein digitalisiertes Rechnungswesen ist mit der richtigen Softwarelösung keine Herausforderung und ein notwendiger Schritt, mit dem sich Unternehmen der Komplexität auf dem globalen Markt stellen können.
Abschied vom Papier
Ein eindrucksvolles Beispiel dafür, wie gut Digitalisierung in der Buchhaltung ablaufen kann, ist der Abschied vom Quittungsblock und das Quittung schreiben mit einer Vorlage. Die Quittung dient als Bestätigung für den Empfang von Bargeld, einer Ware oder einer Dienstleistung und damit grenzt sich eine Quittung deutlich von einer Rechnung ab. Die gesetzliche Regelung schreibt für den Inhalt eine überschaubare Anzahl von Angaben vor.
Jede Quittung wird mit einem Exemplar für den Leistungserbringer und den Empfänger ausgestellt und muss konform mit der Datenschutzgrundverordnung sein. Diese Regelungen sind mit einer Vorlage für digitale Quittungen einfach, unkompliziert und fehlerfrei realisierbar. Quittungen und Belege sind erforderlich, um Ausgaben für Betriebskosten und Umsatzsteuereinnahmen steuerlich geltend zu machen. Wichtig ist, bei der Auswahl der Software darauf zu achten, dass die erstellten Quittungen diese Voraussetzungen erfüllen.
Kostenreduzierung
Um mit dem Beispiel der Quittung fortzufahren, können durch die Nutzung einer digitalen Quittung Vorlage die Kosten gesenkt werden. Alle Ausgaben für eine Papierquittung entfallen. Vom Block oder Papier über die Schreibgeräte bis zur Stempelfarbe für den Firmenstempel werden die Kosten gespart. Darüber hinaus können für die Archivierung bereits geschützte Speichersysteme genutzt werden, die in jedem Unternehmen vorhanden sind. Dies hat zur Folge, dass auf Order und abschließbare Schränke verzichtet werden kann. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können Quittungen gelöscht werden und die datenschutzkonforme Vernichtung entfällt.
Prozesse verschlanken
Die parallele Nutzung unterschiedlicher Systeme führt zu einer Verlangsamung von Arbeitsabläufen. Werden in einem Unternehmen die Lohnbuchhaltung und der Rechnungserstellung mit Hilfe einer Softwarelösung bearbeitet, so können diese Daten für weiterführende Abläufe genutzt werden. Der gesamte finanzielle Bereich bezüglich Abgaben und Steuerberechnungen verschlankt sich. Prozesse, die nicht in dieses System integriert, weil sie zum Beispiel auf Papier vorliegen, bremsen eine zügige Bearbeitung aus. Nicht nur die Zeit ist ein Problem. Beim Übertragen der Daten per Hand in das System können Fehler auftreten. Menschen machen Fehler.
Nach einem langen Tag oder in einem Moment der Unkonzentriertheit können Daten falsch übertragen werden. Im Beispiel der Quittung führt eine falsche Umsatzsteuerangabe dazu, dass der Beleg vom Finanzamt nicht anerkannt wird. Diese Fehler können mit digitalen Lösungen für alle Vorgänge in Buchhaltung vermieden werden. Ein zusätzlicher Gewinn an der Nutzung einer Software ist, dass die gesetzlichen Vorgaben in der Quittung Vorlage integriert sind.
Umweltfreundlich handeln
Nachhaltigkeit im Büro ist ein zentrales Thema. Die Vermeidung von Papier und Toner ist ein effizienter Schritt für den Schutz der Umwelt. Die Digitalisierung von Rechnungsprozessen verbessert die CO₂-Bilanz eines Unternehmens, ohne dass Greenwashing betrieben werden muss. Viele Verbraucher lassen Nachhaltigkeit in die Kaufentscheidung einfließen und bevorzugen Unternehmen, die umweltfreundlich handeln. Digitale Rechnungen und elektronische Quittungen per Vorlage können die Reputation eines Unternehmens innerhalb eines umweltbewussten Käuferkreises stärken. Die geschäftlichen Beziehungen zu anderen Unternehmen mit ähnlichen Grundsätzen verbessern sich aufgrund der unbürokratischen Abwicklung von Transaktionen.
Beschäftigte entlasten und Effizienz erhöhen
Der Mangel an Fachkräften ist ein Problem, das branchenübergreifend auftritt. In vielen Unternehmen stehen nicht die notwendigen personellen Ressourcen zur Verfügung. Aus dieser Situation resultiert, dass die aktiven Beschäftigten unter einer mehrfachen Belastung stehen. Die zu erledigenden Aufgaben müssen in kürzerer Zeit bearbeitet werden. Stress und Druck führen zu Fehlern und langfristig zu krankheitsbedingten Ausfällen. Die Lösung heißt, die Prozesse so zu optimieren, dass sie im normalen Arbeitsablauf stressfrei erledigt werden können. Für alle Abläufe im Unternehmen sind digitale Anwendungen erhältlich.
Die Rechnungsprozesse können über Vorlagen für Quittungen, Gehaltsabrechnungen, Rechnungen und vielen weiteren Softwarelösungen für eine Entlastung der Buchhaltung sorgen. Mit geringem personellem Einsatz können alle Abläufe effizient und kostengünstig bearbeitet werden. Intuitive Anwenderoberflächen minimieren Fehler und maximieren die Produktivität. Neben der sofort sichtbaren Arbeitserleichterung entfällt die Archivierung der Unterlagen, da die Buchhaltung in das sichere Netzwerk der IT-Abteilung eingebunden ist und Ordnersysteme nicht mehr genutzt werden müssen.
