Klassische Fehler in der Lohnbuchhaltung und wie sie sich vermeiden lassen

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Lohnbuchhalter sind gut qualifizierte Firmenmitarbeiter. Immerhin haben sie ihr Fach studiert und erledigen jeden Monat die Lohnabrechnung. Aber steuerrechtlich ändern sich häufig Vorschriften, und schließlich kann auch Stress zu Fehleingaben führen. Diese häufigsten Fehler kommen mit teils massiven finanziellen Folgen in Unternehmen regelmäßig vor.

Fehler Nummer Eins: Vertragliche Missverständnisse bei der Lohnabrechnung von geschäftsführenden Gesellschaftern

Auch ein Gesellschafter kann als Angestellter Lohnempfänger mit allen Rechten und Pflichten sein. Allerdings sollte der Lohnbuchhalter den Vertrag für einen geschäftsführenden Gesellschafter exakt studieren. Denn durchaus können auch andere Lohn- bzw. Gehaltsmodelle vereinbart sein. Denn dieser Fehler kann die ganze Gesellschaft buchstäblich teuer zu stehen kommen.

So entsteht das vertragliche Missverständnis erst gar nicht:

Der Vertrag wird am besten sofort nach Vertragsabschluss in der Lohnbuchhaltung zu den Gehaltsbelangen vorgelegt oder im Meeting rechtzeitig vor der ersten Lohnabrechnung gründlich besprochen.

Fehler Nummer Zwei: Falsche Listenzuordnung und somit Fehlabrechnung der Sozialversicherung

Die Lohnhöhe entscheidet darüber, wie hoch die Abgaben für Kranken-, Renten-, Arbeitslosen-, Unfall- und andere Versicherungen sind. Immer wieder werden die verschiedenen Beschäftigungsverhältnisse hier fehlerhaft zugeordnet.

So entfallen Korrekturabrechnungen und Nachzahlungen:

Hilfreich für automatische Zuordnung und somit fehlerfreie Lohnabrechnung sind Agenturen wie Lohnbuchhaltung – rbo-online.eu. Deren Software wird bei Gesetzesänderungen automatisch aktualisiert. Die geringen Mehrkosten für das Outsourcing machen sich durch die abgewendete Gefahr von Nachzahlungen sofort wieder bezahlt.

Fehler Nummer Drei: Fehleingaben bei der Lohnabrechnung in hektischen Zeiten

Banal, aber folgenschwer sind Fehleingaben durch Zahlendreher oder Fehlzuordnungen. Diese passieren aber besonders häufig, wenn die Lohnbuchhaltung zu knapp vor dem Auszahlungstermin erfolgt.

So entsteht kein Stress vor dem Zahltag:

Am besten gleich nach Ende des Auszahlungszeitraums werden die virtuellen Lohnzettel für den kommenden Monat vorbereitet. Fehler können hierbei in deutlich entspannterer Arbeitsatmosphäre entdeckt und rechtzeitig korrigiert werden.

Fehler Nummer Vier: Fehlabrechnung zusätzlicher Lohnanteile

Nicht immer ist dem zuständigen Lohnbuchhalter klar, welche Sonderleistungen nur gering oder gar nicht in der Lohnsteuer berücksichtigt werden. Die Grenzen für vollständig befreite Leistungen wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld werden vom Finanzamt öfter verändert.

So lässt sich der finanziell schwergewichtige Fehler vermeiden:

Das zuständige Finanzamt führt Listen mit befreiten und steuerlich begünstigten Leistungen. Diese können monatlich aktuell auch beim Steuerberater abgefragt werden.

Fehler Nummer Fünf: Falsche Zuordnung bei Lohn und Abgaben für geringfügig Beschäftigte

Kurzfristig angestellte Mitarbeiter werden bei der Lohnsteuer und den Sozialabgaben anders berechnet als unbefristet angestellte Minijobber. Durch fehlerhafte Zuordnung in beiden Gehaltsgruppen können kräftige Nachzahlungen, sogar Strafen fällig werden.

So passiert diese Verwechslung nicht:

Nicht die Dauer des Arbeitsvertrages (befristet / unbefristet), sondern die tatsächliche Höhe des Brottogehalts ist ausschlaggebend für die Abrechnungsart. Minijobber bis 450 Euro zahlen keine Abgaben, Niedrigverdiener bis 850 Euro nur Teilabgaben.

Fazit

Lohnbuchhaltung ist umso komplexer, je mehr Mitarbeiter in unterschiedlichen Beschäftigungsverhältnissen ein Unternehmen hat. Aber auch die pure Dateneingabe birgt Fehlerrisiken. Durch Sorgfalt, Outsourcing und weitere Tipps lassen sich finanzielle Nachteile von vornherein vom Unternehmen abwenden.

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