Ab Neugründung ist eine sinnvolle Büroeinrichtung entscheidend für die Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter und Inhaber. Gleichzeitig gilt ein strategisch richtig eingerichtetes Büro als Aushängeschild für einen strategisch handelnden Inhaber. Zur Einrichtungsstrategie gehört die kluge Kalkulation vor allem der Folgekosten für Verbrauchsmaterialien.
Möbel und Einrichtung langlebig statt preisgünstig wählen
Ein Büro ist das optische Aushängeschild jeder Firma. Günstige Bodenbeläge mögen attraktiv erscheinen, bleiben es jedoch nur mit weiterem Zubehör wie Bodenschutzmatten unter den Bürostühlen. Strategisch sind rollstuhlfeste und somit preisintensivere Beläge ohne nötigen Zubehörkauf eine gute Wahl. Bei den Möbeln sollte von Anfang an die später nötige Archivierung mit eingeplant werden. Hierfür bieten die Hersteller clevere Schrank- und Regallösungen zu erschwinglichen Preisen an.
Eine Kombination aus großräumigen Schränken und quadratischen Kleinablagen spart spätere Nachrüstungen. Hierin sind Ordner und Kleinartikel für jeden Mitarbeiter übersichtlich gelagert. Vor allem Start-Ups dürfen durchaus bei der Möblierung spartanisch bleiben. Schlanke Schreibtischlösungen mit Schubkästen und in Größen für Rollcontainer sind besser für den täglichen Verwaltungsaufwand der Anfangszeit geeignet als opulente Schranksysteme. Im Laufe der Firmentätigkeit kann um diese schlanken Lösungen herum durchaus entsprechend dem dann vorhandenen Budget die Möbeleinrichtung erweitert werden.
Büromaterial als Verbrauchsartikel zusammenstellen
Das Internet spart vielen früher nötigen Schriftverkehr. Outsourcing soll Druckkosten sparen. Doch viele Druckerzeugnisse bleiben trotz aller Digitalisierung unverzichtbar. Vor allem Drucker, Druckerpatronen (oder Tonerkartuschen) und Druckerpapier machen monatlich einen bedeutenden Teil des Budgets für Büromaterial aus. Eine kluge Strategie für Unternehmen ist es, den nötigen Druckaufwand zu kalkulieren.
Wenig nötiges Druckvolumen mit hohen Qualitätsansprüchen verlangt nach preisgünstigen Multifunktionsgeräten mit durchaus stattlichen Folgepreisen für das Nachrüsten der Druckerpatronen. Wer dagegen täglich viele Sachen schnell drucken muss, sollte in die Anschaffung eines teuren Hochleistungs-Druckers investieren. Der Toner oder die Druckerpatronen hierfür sind im Handel entsprechend preisgünstig und äußerst ergiebig zu finden.
Zusammen mit weiteren Verbrauchsmaterialien wie Notizblöcken, Büroklammern, Stiften oder Heftklammern muss auch ein etwa fälliger Wartungspreis in einer „Jahresliste“ als Folgekosten für Bürozubehör mit einkalkuliert werden.
Bürotechnik den unternehmerischen Anforderungen anpassen
Beim Marketing sind langfristige Analyse und Kampagnenplanung für jedes Unternehmen wichtige strategische Aspekte. Doch letztendlich stellt auch die Bürotechnik einen Teil dieser langfristigen Strategie dar. Ein junges Drei-Mann-Unternehmen braucht zunächst keinen voll eingerichteten Verwaltungsraum. Die wenigen Möbel sollten aber möglichst so ausgesucht werden, dass sie sich mit zunehmender Unternehmensentwicklung erweitern lassen.
Modulsysteme sind eine preisgünstige Lösung. Ebenso muss bei vorhandener Büroeinrichtung und vorhandene Bürotechnik eine Aufstellung beinahe wie unter Küchenbedingungen erfolgen: Kurze Wege zwischen Drucker, Laptop und Telefon verbessern die Arbeitseffizienz und führen zu einer vorteilhaften optischen Raumwirkung. Dabei gilt in einem Mehr-Personen-Unternehmen (ab zehn bis 12 Mitarbeiter) das zusätzliche Prinzip der Teamstrategie.
Es werden dafür alle Möbel, technischen Einrichtungen und Bürozubehör nach der Aufgabenverteilung der Mitarbeiter aufgeteilt. Solche Dinge, die von allen gemeinsam genutzt werden, bilden die strategische Mitte für den Zugriff.
Fazit
Bürozubehör für Unternehmen macht bei Erstbetrachtung nur geringe Kosten pro Monat aus. Doch schon bei der Ersteinrichtung ist es sinnvoller, langfristig ein überschaubares Budget für dieses Zubehör einzuplanen. Als Bürozubehör müssen hierbei Möbel, technische Einrichtung und Verbrauchsmaterialien angesehen werden.
