Firmenevent planen und organisieren: Worauf muss man achten?

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Eine Veranstaltung für ein Unternehmen zu planen, fordert ein hohes Maß an Organisationstalent. Ein detailliertes Konzept führt Schritt für Schritt von der Idee zum Veranstaltungszeitpunkt. Eine Eventplanung unterteilt sich in Phasen mit unterschiedlicher Arbeitsintensität.

Während die ersten Planungsschritte vornehmlich mit Sondieren ausgefüllt werden, sind die Tage vor dem Event eine organisatorische Herausforderung. In dieser Phase ist es wichtig, unter Stress die richtigen Entscheidungen zu treffen. Zunächst sollten die Form des Events und die Zielgruppe festgelegt werden. Auf dieser Basis können alle Planungsschritte aufgebaut werden.

Die Wahl der Location

Das Frankfurter Westend ist eines der reizvollsten Stadtteile der Landeshauptstadt. Hier zeigt sich, dass sich Parkanlagen, eine gehobene Wohnlage und modernste Bürolandschaften nicht ausschließen. Die Eventlocation in Frankfurt im Westendtower vereint die Eindrücke des Westends mit einer Ausstattung, die für jede Form eines Firmenevents geeignet ist. Die gute Infrastruktur sorgt für komfortable Anreisemöglichkeiten und der Ausblick auf die Stadt sorgt dafür, dass die Veranstaltung lange in positiver Erinnerung bleibt.

Die Wahl eines zentralen Standorts kann für unterschiedliche Events von Vorteil sein. Bei einem firmeninternen Kongress oder Seminar rückt die Aufgabe in den Mittelpunkt. Bei einer digitalen Veranstaltung ist professioneller Stil gefragt und ein Event mit überregionalen Kunden sollte ausgezeichnet erreichbar sein.

Ein Team organisieren

Der Aufgabenumfang für die Planung eines Events ist komplex. Je nach Größe und Teilnehmerzahl kann die Bildung eines Teams, in dem die Aufgabenbereiche aufgeteilt werden, sinnvoll sein. Wichtig ist eine Teamleitung, die den fortlaufenden Prozess zusammenfügt. Hier sollte der Verantwortungsbereich für das Budget und die Sponsoren liegen und das Zeitmanagement im Auge behalten werden. Aufgabenbereiche, die delegiert werden können, sind Catering, Sicherheit der Gäste, Technik, zielgruppenorientiertes Marketing und die Prüfung der Rechtskonformität. Nicht alle Aufgabenbereiche sind für jedes Event im gleichen Umfang vorhanden. Wichtig sind daher eine teamübergreifende Konzepterstellung und die Festlegung eines Themas.

Das richtige Zeitmanagement

Die Festlegung des zeitlichen Ablaufs bis zum Event sollte so früh wie möglich beginnen. Zum Beispiel finden in einer Metropole wie Frankfurt große Veranstaltungen statt. Die Buchmesse oder die Automobilmesse sorgen für viele Besucher im Großraum Frankfurt. Eine außergewöhnliche Location, die allen Anforderungen eines Firmenevents entspricht, kann schnell ausgebucht sein. Wichtige Punkte sollten daher mit einer Deadline oder einer zeitlichen Frist belegt werden. Die Einladungen für die Gäste sollten frühzeitig versende und Hotelzimmer entsprechend reserviert werden.

Bei einem firmeninternen Kongress müssen rechtzeitig Urlaubsregelungen vereinbart werden. Bei einer gewünschten Teilnahme von besonderen Gästen oder Moderatoren ist eine frühzeitige Anfrage an die entsprechenden Agenturen sinnvoll. Wichtig ist die regelmäßige Rückfrage, ob alle Aufgaben innerhalb des geplanten Zeitfensters organisiert wurden. Eine besondere Herausforderung ist die zeitliche Organisation am Veranstaltungstag. Auch hier lohnt die Übertragung von Verantwortung auf Fachkräfte, die die reibungslose Funktion der Technik überwachen oder die einzelnen Programmpunkte koordinieren.

 

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