Das letzte Jahr hat für digitale Veränderungen in der Arbeitswelt gesorgt. Zwei Neuerungen, die zunächst wenig miteinander zu tun haben, sind auf den zweiten Blick eng verknüpft. Die digitale Erfassung der Arbeitszeit und die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, stehen in unterschiedlichen Unternehmensbereichen in einem engen Kontext.
Für eine zuverlässige Arbeitszeitverwaltung und das Personalmanagement ist eine Zeiterfassungssoftware mit einem automatischen eAU-Abruf von großem Vorteil. Ein automatischer Abruf spart Zeit und Papierbescheinigungen müssen nicht mehr gesammelt und in das System übertragen werden. Besonders, wenn es draußen kalt ist und die Erkältungswelle für täglich neue Krankmeldungen sorgt, zeigt dieser Vorteil seinen Nutzen.
Vorteile der automatischen eAU-Erfassung
Beschäftigte melden sich wie gewohnt am ersten Krankheitstag beim Unternehmen krank. Die Arbeitsunfähigkeitserklärung wird vom Arzt in elektronischer Form ausgestellt und direkt aus der Praxis an den Versicherungsträger und von dort für den Arbeitgeber zum Abruf bereitgestellt. Wichtig: Aus rechtlicher Sicht muss die Software für den eAU-Abruf über eine von der ITSG zertifizierte Schnittstelle zum Server der gesetzlichen Krankenversicherung verfügen. Der Abruf sollte – bei einer großen Mitarbeiterzahl – automatisiert erfolgen, um Fehler zu vermeiden.
Unternehmen, welche die Erfassung der eAU in das Arbeitszeitmanagement integriert haben, können die Informationen sofort in die personelle Ressourcenplanung des Arbeitstages integrieren. Es gibt keine Verzögerung durch manuelle Übertragungen und die Daten liegen fehlerfrei vor. Wichtig ist, dass bei der Übertragung der persönlichen Daten die Vorgaben zum Datenschutz eingehalten werden. Dies muss die Software leisten.
Genauigkeit im Personalwesen erhöhen
Eine Zeiterfassungssoftware, die sich nahtlos mit anderen Systemen verbinden lässt, erleichtert einen reibungslosen Datenaustausch. Die Übermittlung von geleisteter Arbeitszeit, Krankheitstagen und Urlaubsperioden über Schnittstellen in die entsprechenden Abteilungen erfolgt schnell und mit hoher Genauigkeit. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist, dass die gewählte Anwendungssoftware über diese Funktionen verfügt und sie mit einer leichten Bedienbarkeit überzeugt.
Unabhängig davon, ob die Software über Smartphone, Tablet oder PC aufgerufen wird, sollte die Menüführung intuitiv sein. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die übersichtliche Darstellung der Arbeitszeit sowie die gesonderte Aufstellung von Überstunden oder Krankheitstagen. Diese Informationen können direkt in die monatliche Abrechnung übernommen werden.
Datenschutz
Der automatische Abruf der eAU über eine Zeiterfassungssoftware darf nur mit der Zustimmung der Beschäftigten erfolgen. Jede eAU ist mit einem Sicherheitsschlüssel ausgestattet. Die von der Arztpraxis übermittelte Bescheinigung ist ab dem vierten Krankheitstag lesbar. Dann kann der Grund der Arbeitsunfähigkeit eingesehen werden. Diese persönlichen Daten müssen besonders geschützt werden. Es ist daher erforderlich, dass für die Nutzung Mechanismen integriert sind, die die Nachverfolgung und Protokollierung sicherstellen. Es muss nachvollziehbar sein, zu welchem Zeitpunkt und von wem eine eAU eingesehen wurde.
Wichtig ist auch, dass die Anwendung eine Nutzung erlaubt, die konform mit den aktuellen Gesetzen zum Datenschutz ist. Die genutzte Software zur Zeiterfassung sollte regelmäßig Updates erhalten, die Änderungen in das System einpflegen und Sicherheitslücken schließen.
