Wer zu Hause stapelweise Belege und dicke Ordner hat, sollte beim Sortieren und Ausmisten der Unterlagen einen genauen Blick auf die Dokumente werfen, die in den Papierkorb wandern. Für Privatpersonen gibt es kein einheitliches Gesetz zur Aufbewahrungspflicht, dennoch haben bestimmte Belege und Dokumente jahrelange Beweiskraft, wenn es zu Unklarheiten kommt.
Welche Unterlagen ein Leben lang aufbewahren?
- Diagnoseberichte und Gutachten von Ärzten.
- Unterlagen von der staatlichen oder einer vorhandenen privaten Rentenversicherung.
- Sämtliche Schulzeugnisse, inklusive Ausbildungszeugnisse.
- Nachweise über das Eigentum an einer Wohnung oder einem Haus.
- Unterlagen zu erhaltenem Krankengeld oder Arbeitslosengeld.
- Amtlich ausgestellte Dokumente wie z. B. Geburtsurkunde, Familienstammbuch, Sterbeurkunde und Führerschein.
All diese Dokumente können ein Leben lang gebraucht werden. Zeugnisse z. B. bei einer beruflichen Veränderung, Arztberichte werden eventuell Jahre später für neue Untersuchungen herangezogen. Bei der Rente müssen die Unterlagen mindestens so lange aufbewahrt werden, bis die Höhe des Rentenanspruchs geklärt ist.
Aufbewahrungsfristen für andere Belege
Kontoauszüge – 4 Jahre
Kontoauszüge und Überweisungsausdrucke können im Streitfall bis zu 4 Jahre als Beweismittel zur Vorlage gefordert werden. Dies gilt für wiederkehrende Zahlungen an bestimmte Empfänger wie z. B. bei Mietzahlungen oder Stromrechnungen. Hierzu gibt es seit dem 1. Januar 2002 eine gesetzliche Regelung.
Kassenbons – 2 Jahre
Kassenbelege sollten nach dem Kauf neuer Waren erst nach 2 Jahren weggeworfen werden. Damit die gesetzliche Gewährleistungsfrist von 2 Jahren ab Kaufdatum bei Reklamationen in Anspruch genommen werden kann, müssen die Kassenbons als Nachweis für das Kaufdatum vorgelegt werden. Das gleiche gilt für Waren, die über das Internet eingekauft wurden. Es wird empfohlen, die zugehörigen Rechnungen auszudrucken und gut aufzubewahren.
Versicherungsdokumente – über die gesamte Laufzeit
Unterlagen für finanzielle Vorsorge wie Tagesgeldkonten und Sparpläne sowie Policen für Lebensversicherungen oder Hausratsversicherungen, unbedingt während der gesamten Laufzeit der Versicherungen aufbewahren. Bei der Hausratversicherung ist es empfehlenswert, Fotos der versicherten Einrichtungsgegenstände zu machen und zur Police dazu zu legen. Sollte ein Schaden entstehen, können so Existenz und Wert der Gegenstände nachgewiesen werden.
Handwerkerrechnungen – 2 Jahre
Aufgrund gesetzlicher Regelungen zur Schwarzarbeit, gilt hier eine Aufbewahrungspflicht auch für Privatpersonen. Laut des Umsatzsteuergesetzes muss nachgewiesen werden, dass für sämtliche handwerkliche Arbeiten Rechnungen ausgestellt wurden und die Handwerker nicht bar ohne Nachweis bezahlt wurden.
Belege für die Steuer und Steuererklärungen
Steuerbelege, die das Wohneigentum betreffen, müssen bis zu 2 Jahre lang aufbewahrt werden. Ansonsten gibt es, im Gegensatz zu selbstständig tätigen Personen, für Privatpersonen keine gesetzliche Pflicht Steuerunterlagen und Steuererklärungen aufzubewahren. Es wird allerdings empfohlen, Steuererklärungen bis zu 4 Jahre aufzubewahren. Dies kann hilfreich sein, wenn das Finanzamt einen Steuerbescheid ändert, da dieser z. B. falsch berechnet wurde.
