Corporate Events gehören zu den wichtigen Bestandteilen der Unternehmenskommunikation. Damit beim nächsten Event eines Unternehmens keine Pannen für Imageeinbußen sorgen, kommt es auf die richtige Planung und Vorbereitung an.
Professionelle Planung von Events
Die Auswahl der Corporate Events reicht von der Weihnachtsfeier und dem Firmenjubiläum über Mitarbeiter Incentives und Maßnahmen zum Team Buidling bis hin zu Produktpräsentationen oder Kongressen. Egal wie umfangreich ein solches Event ausfallen soll, eine professionelle Planung trägt maßgeblich zum Erfolg des Events bei. Unternehmen überall in Deutschland finden bei der Eventplanung Unterstützung durch eine erfahrene Agentur wie sie in allen größeren Städten zu finden ist. Bei einer geplanten Veranstaltung in der bayerischen Landeshauptstadt ist beispielsweise die Eventagentur München erster Ansprechpartner für die Eventplanung und entlastet das unternehmenseigene Eventteam.
Erste Planungsschritte
Bereits mehrere Monate vor dem großen Ereignis wird der Grundstein für eine solide Planung gelegt. In dieser Zeit sollte sich ein Unternehmen eine erfahrene Eventagentur als Partner aussuchen. Zunächst werden dann die Eventziele erarbeitet und formuliert. Wichtig ist auch, die Zielgruppe des Events zu ermitteln und eine zu dieser Zielgruppe passende Ansprache zu wählen. Die gesamte weitere Eventplanung richtet sich ab jetzt nach den formulierten Eventzielen und der Zielgruppe. Daher ist dieser Planungsschritt besonders wichtig. Im nächsten Planungsschritt wird die Anzahl der teilnehmenden Personen ermittelt und abgewogen, ob das Event auch medial aufbereitet und wahlweise als Livestream oder später als Video bereitgestellt werden soll.
Detailplanung für Corporate Events
Nachdem der grobe Rahmen bei der Eventplanung geklärt wurde, kann die detaillierte Planung beginnen. Hierzu gehören die Festlegung des Eventorts und die Suche nach einer passenden Location. Daraus lässt sich bereits das benötigte Budget für ein solches Event errechnen. Falls notwendig, sollten jetzt Finanzierungsschritte oder die Suche nach Sponsoren beginnen. Außerdem beginnt in dieser zweiten Planungsphase die Suche nach geeigneten Speakern, Trainern oder anderen Experten, die zur Zielsetzung des Events passen. Falls die Eventlocation keine ausreichende Ausstattung oder Infrastruktur bietet, sollte außerdem nach externen Anbietern für die Zusammenarbeit gesucht werden. Diese Schritte nehmen häufig viel Zeit und personelle Ressourcen in Anspruch, weshalb damit möglichst frühzeitig begonnen werden sollte.
Corporate Event bewerben und organisieren
Die dritte Planungsphase beginnt in der Regel spätestens drei Monate vor dem Event und umfasst unter anderem die Einladung aller Teilnehmer, den Abschluss aller notwendigen Verträge und die Werbung. Hierzu wird eine Event-Homepage erstellt, Marketingmaßnahmen werden entwickelt und ausgerollt und ein Zeitplan aufgestellt. Außerdem ist es jetzt an der Zeit, die Details mit den am Event beteiligten Dienstleistern abzustimmen und alle noch offenen Fragen zu klären. Etwa zwei Wochen vor dem großen Termin können Erinnerungsmails dazu beitragen, dass die gewünschte Zielgruppe auch tatsächlich am Corporate Event teilnimmt.
