Hinweisgeber sind Personen, die mit internen Abläufen im Unternehmen vertraut sind und diese nach außen kommunizieren. In den Fokus der Gesetzgeber sind Unternehmen geraten, die gegen gesetzliche Regelungen verstoßen. Kenntnisse über Missstände in einem Unternehmen haben in erster Linie die Beschäftigten.
Damit diese Verstöße melden und keine Angst vor Benachteiligungen haben, wurde von der EU die Whistleblower-Richtlinie formuliert, die die Identität von Hinweisgebern umfassend schützen soll. Mit der Umsetzung in die Gesetzgebung der Länder entsteht für Unternehmen mit über 50 Beschäftigten die Verpflichtung, eine Hinweisgeber Meldestelle einzurichten. Der systematische Identitätsschutz soll die lückenlose Anonymität des Hinweisgebers garantieren und die Meldungen über Verstöße erleichtern.
Wie ist eine Hinweisgeber Meldestelle aufgebaut?
Meldungen und Offenlegungen von Informationen werden über unterschiedliche Kommunikationswege weitergeleitet. Fällt einer Person im Unternehmen auf, dass zum Beispiel der Arbeitsschutz nicht eingehalten wird oder Beschäftigte eine ungleiche Behandlung erfahren, so sind dies Vorkommnisse, die inakzeptabel sind. Von großer Bedeutung sind ebenfalls die Einhaltung von Ausschreibeverfahren, des Lebensmittelstandards in der Produktion oder die Richtlinien zum Umweltschutz. Die Person, die ihre Kenntnisse melden möchte, darf dabei nicht von Benachteiligungen bedroht sein.
Die Unternehmensseite muss für diese Situation eine Ombudsperson zur Verfügung stellen. Die Ombudsperson darf weder die Identität des Whistleblowers noch anderer Involvierter Personen bekannt geben. Die Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Ombudsperson muss anonym verlaufen und von den internen Kommunikationswegen abgekoppelt sein.
Das intelligente Hinweisgeberschutzsystem
Ein Aufbau, das mit den gesetzlichen Bestimmungen konform läuft, verlangt zusätzliche Kapazitäten in der Infrastruktur eines Unternehmens. Die Auswahl einer vertrauensvollen Ombudsperson, die immer dann erreichbar ist, wenn ein Hinweisgeber Informationen weitergeben möchte, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Die Vertrauensperson ist die erste Stelle, an der die Meldungen und Offenlegungen einer Einordnung unterzogen werden und dokumentiert werden. Gesetzlich liegt der oberste Schutz in der Identität des Whistleblowers, doch dürfen nicht alle vertraulichen Daten nach außen kommuniziert werden.
Nach der ersten Einschätzung der Rechtslage unternimmt die Meldestelle weitere Schritte in Abstimmung mit dem Hinweisgeber. Die Organisation einer Meldestelle im Unternehmen unter Einhaltung des gesetzlichen Rahmens ist oft schwierig und einem Unternehmen steht es frei für die Einrichtung eines Schutzsystems einen externen Dienstleister zu beauftragen.
Die Vorteile eines externen Dienstleisters
Bei der internen Organisation des Meldesystems können sich schnell gesetzliche Lücke aufzeigen. Die Ombudsperson von unbedingt frei von Interessenkonflikten sein. Neben der Meldestelle müssen auch die technischen Grundlagen der Meldekanäle eine völlige Anonymität gewährleisten. Gesetzliche Bestimmungen können die zusätzlich die Einbindung des Betriebsrates verlangen. Die Verfolgung einer Meldung unterliegt strengen zeitlichen Vorgaben, die unbedingt eingehalten werden müssen. Interne Beschäftigte müssen daher Fortbildungen und Schulungen besuchen, damit sie mit den rechtlichen Vorgaben vertraut sind. Diesen vollständigen Service können Unternehmen einkaufen und sicher sein, dass die gesetzlichen Vorgaben im vollen Umfang erfüllt werden.
