Arbeitszeugnis ausstellen: Die rechtlichen Grundlagen

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Beim Ausscheiden eines Arbeitnehmers aus einem Unternehmen wird üblicherweise ein Arbeitszeugnis erstellt, mit dem sich der Angestellte anschließend auf eine neue Anstellung bewerben kann. Für die Personalabteilung von Unternehmen ist die Erstellung eines solchen Arbeitszeugnisses jedoch oft mit Unsicherheit verbunden. Rechtliche Vorgaben zur Korrektheit eines Zeugnisses und die mögliche Anfechtung durch den Arbeitnehmer erschweren die Anfertigung.

Rechtliche Grundlagen für Arbeitszeugnisse

Es gibt eine Reihe rechtlicher Vorgaben für Arbeitszeugnisse, die für Unternehmen in Deutschland verpflichtend sind. Das fängt bei der Formatierung des Zeugnisses an, geht über verpflichtende Angaben und reicht bis hin zu zulässigen Formulierungen. Bei der Erstellung eines rechtssicheren Arbeitszeugnisses kann spezielle Software helfen, unanfechtbare Formulierungen zu verwenden und die vorgegebene Form einzuhalten. Weitere Informationen sind auf der Website von Haufe zu finden. Gerade diese Formulierungen stellen Personalabteilungen vor eine besondere Herausforderung. Geheimcodes beispielsweise sind rechtlich nicht zulässig, auch wenn sie in der Vergangenheit vielfach genutzt wurden, um beispielsweise versteckt auf Alkoholmissbrauch am Arbeitsplatz oder anderes Fehlverhalten hinzuweisen.

Stattdessen sollten Arbeitgeber auf klar verständliche Formulierungen zurückgreifen und ausschließlich belegbare Fakten in das Arbeitszeugnis einfließen lassen. Auch hierbei gibt es rechtliche Vorgaben, welche Informationen zulässig sind. Unbedingt erwähnt werden müssen der Zeitraum des Arbeitsverhältnisses und die ausgeübten Tätigkeiten des Angestellten.

Wann besteht Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Grundsätzlich haben Arbeitnehmer Anspruch auf ein Zwischenzeugnis oder Arbeitszeugnis. Bedarf besteht vor allem bei einem geplanten Arbeitsplatzwechsel oder der Kündigung. Zwar sind Unternehmen zur Anfertigung verpflichtet, sie müssen das jedoch nur nach Aufforderung des Arbeitnehmers tun. Auch bei einer Kündigung durch das Unternehmen muss erst dann ein Zeugnis ausgestellt werden, wenn der Arbeitnehmer dieses verlangt. Übrigens verfällt der rechtliche Anspruch seitens des Arbeitnehmers nach drei Jahren.

Die richtige Form und Übergabe des Arbeitszeugnisses

In jedem Fall muss ein Arbeitszeugnis vom offiziellen Aussteller unterzeichnet sein. Das gilt auch dann, wenn das Zeugnis als Kopie ausgehändigt wird. In diesem Fall muss die Kopie handschriftlich unterschrieben werden. Arbeitnehmer haben einen Anspruch darauf, dass das Zeugnis auf Qualitätspapier und ohne Verschmutzungen und Schäden übergeben wird. Zu den formalen Vorgaben gehört außerdem, dass ein Briefkopf mit Namen und Anschrift des Angestellten vorhanden sein muss. Fragezeichen, Ausrufezeichen, Fettungen oder Unterstreichungen im Text sind rechtlich nicht zulässig. Nicht nur inhaltlich und formal gibt der Gesetzgeber einen klaren Rahmen für Arbeitszeugnisse vor. Auch die Form und Übergabe muss gewissen Regeln folgen.

Das Versenden eines Arbeitszeugnisses per E-Mail ist beispielsweise nicht zulässig. Stattdessen muss es in Papierform vorliegen und dem Arbeitgeber ausgehändigt werden. Übrigens ist ein Unternehmen nicht verpflichtet, das Zeugnis an den Arbeitnehmer zu versenden. Dieser befindet sich in der so genannten Holschuld, sofern das Abholen nicht mit einem unzumutbaren Aufwand verbunden ist. Lediglich die Bereitstellung zur Abholung am Firmensitz ist rechtlich verpflichtend.

 

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