Es gibt vieles, was in einem Unternehmen ausfallen kann. Alles eint, dass der finanzielle Schaden umso größer ist, je länger der Ausfall dauert. Daher tun Firmenbesitzer sehr gut daran, für die wichtigsten Notfälle rasch umsetz- und anwendbare Ausweichmaßnahmen in Petto zu haben – sowohl planerischer wie handfest bevorratender Natur.
1. Fachleute aller Couleur
Gerade bei Solo-Selbstständigen ist der Geschäftsführer vielfach in Personalunion auch IT-Fachmann und Hausmeister für kleinere Reparaturen. Im Normalbetrieb gibt es daran auch nichts auszusetzen, solange die Fähigkeiten genügen. Allerdings sei dringend geraten, für die wichtigsten betrieblichen Positionen a) fachkompetente Firmen in der Umgebung zu kennen, also bei ihnen zumindest einmal vorstellig geworden zu sein und b) deren Kontaktdaten in einer gesonderten Notfallkladde gesammelt zu haben. Denn bei größeren Problemen ist schnell der Punkt erreicht, an dem die Fähigkeiten des Gründers enden. Dann muss raschste Abhilfe geschaffen werden. Konkret:
- Ein IT-Dienstleister
- Ein Elektrounternehmen
- Ein Klempner
- Ein Schlüsseldienst
- Eine Zeitarbeitsfirma
- Ein Fensterbauer (auch für Türen)
- Ein Anwalt
Zudem empfiehlt es sich, selbst dann einen Zugang zu einem Steuerberater zu haben, wenn der Selbstständige diese Angelegenheit ebenfalls in Eigenregie erledigt. Praktikabel ist es auch, kurz nach der Gründung mit der zuständigen kriminalpolizeilichen Beratungsstelle in Verbindung zu treten und deren Kontaktdaten ebenfalls in besagte Kladde einzutragen.
Tipp: Halbjährlich sollte die Kladde auf Aktualität überprüft werden. Nicht dass es im Notfall am Telefon heißt „Kein Anschluss unter dieser Nummer“.
2. Monetäre Hilfestellungen
Es ist nicht immer leicht oder überhaupt möglich, bei den Unternehmensfinanzen sicherzustellen, dass es jederzeit eine für jede nur denkbare Situation ausreichende Finanzreserve gibt. Das ist nicht nur direkt nach der Gründung so, sondern generell – denn immerhin benötigt jedes Unternehmen Investitionen, um wachsen zu können. Doch bereits wenn die in Punkt 1 erwähnten Fachleute unvorhergesehen auf den Plan treten müssen, kann es notwendig sein, zu wissen, woher schnell zusätzliche liquide Mittel beschafft werden können. Die wichtigste monetäre Absicherungsmaßnahme ist es deshalb, zumindest in Grundzügen das Prozedere zu kennen, das zum Beantragen eines Eilkredits notwendig ist.
Prinzipiell handelt es sich dabei um einen herkömmlichen Ratenkredit, allerdings wird er online beantragt und auch alle Unterlagen digital übertragen. Dadurch ist er zwar schnell, unterscheidet sich aber von der herkömmlichen Vorgehensweise.
Tipp: Dazu sollte es auch gehören, die benötigten Unterlagen jederzeit bereits gesammelt vorliegen zu haben.
3. Zweite Internetverbindung
Praktisch kein Unternehmen kommt mehr ohne irgendeine Form von Anbindung ans Internet aus – und für nicht wenige ist diese Verbindung sogar von zentraler Wichtigkeit. Allerdings geht selbst bei solchen Firmen oft ein wenig das Gefühl für die Empfindlichkeit dieser Verbindung verloren – nicht ganz unschuldig daran sind fremdgehostete Webseiten, die einen normalen Zugriff von der Kundenseite auch dann gestatten, wenn im Unternehmen selbst das Internet nicht mehr funktioniert. Allerdings sollte es das jederzeit tun – und die einzige Möglichkeit, um dies sicherzustellen, ist ein Vertrag mit zwei Providern. Und nicht nur das, sondern auch zwei unterschiedliche Verbindungstechniken.
Denn nur diese „doppelte Doppelung“ schützt das Unternehmen wirklich effektiv davor, vom Netz getrennt zu werden – denn es ist dann vollkommen gleich, ob es beim Provider ein technisches Problem gibt oder ob bei den Zuleitungen etwas hakt; etwa durch einen Fehler bei Bauarbeiten. Nur wer beispielsweise einen Vertrag über die klassische Telefonleitung hat und einen weiteren über das Kabelfernsehnetz, braucht im Notfall nur Stecker oder gar nur eine WLAN-Verbindung wechseln und kann weiteroperieren – und sogar im Alltag können beide Verbindungen gebündelt werden, um eine insgesamt schnellere, weil über beide Leitungen laufende Internetverbindung zu erhalten.
Allerdings: Wirklich sorgfältige Unternehmer haben in der Firmenschublade auch noch eine nicht aktivierte Prepaid-SIM mit hohem Datenguthaben sowie einen Router mit SIM-Slot, um selbst im äußersten Notfall noch über Funk weitermachen zu können. Apropos Router:
4. Die wichtigsten Ersatzteile
Im Notfall auf eine zweite oder gar dritte Internetverbindung ausweichen zu können kann sich gerade bei großflächigen Ausfällen als unternehmerischer Glücksgriff entpuppen – wenn kein anderer Konkurrent mehr erreichbar ist. | Unsplash.com © Stephen Philips – Hostreviews.co.uk
Während der zurückliegenden Monate zeigte sich auch in vielen Unternehmen aufs Allerdeutlichste, wie enorm die wirtschaftliche Welt miteinander verflochten ist – denn durch die Lockdowns in vielen Ländern war es vielfach auch unmöglich, Dinge zu bestellen; darunter auch vieles, was unter den Begriff IT fällt. Doch auch unter dem Eindruck, dass selbst bei vollkommen funktionierenden Wirtschaftskreisläufen die Lieferung von Teilen einige Werktage oder gar Wochen beanspruchen kann, tun Unternehmer gut daran, einige Investitionen in Ersatzteilbevorratung zu tätigen, um im Zweifelsfall Umsatzeinbußen in wesentlich umfangreicheren Größenordnungen vermeiden zu können.
Folgendes ist dafür beispielhaft, aber nicht vollständig, da unternehmensabhängig noch mehr bevorratet werden sollte:
- Mindestens ein Router vom gleichen Modell wie das, das normalerweise verwendet wird.
- Ein Netzteil pro fünf PCs vom gleichen Modell (ein Grund, auf Modellgleichheit zu setzen).
- Je eine Tastatur und Maus pro zwei PCs.
- Eine Festplatte pro zehn PCs.
- Eine Festplatte pro Server – Achtung, hierfür werden spezielle Server-Festplatten benötigt, diese sind der höheren Dauerbeanspruchung besser gewachsen.
- Ein Bildschirm pro fünf PCs.
- Fünf ausreichend lange LAN-Kabel, um im Zweifelsfall selbst die längste Inhouse-Distanz zu überbrücken.
Zudem sollten alle Computer, sofern darauf (auch) lokal gearbeitet wird, so konfiguriert werden, dass allnächtlich ein Mirror-Image an zentraler Stelle im Haus (idealerweise auf einer NAS) erstellt wird. Auf diese Weise lässt sich bei einem Schaden der Festplatte dieses Image auf einfachste Weise auf die neue Platte spielen und der Rechner ist mit dem Stand des vorherigen Feierabends wieder einsatzbereit. Natürlich bedeuten diese Ersatzteile Kosten und sind über Weite teile totes, weil ungenutztes Kapital. Doch selbst wenn ein herbeigerufener IT-Service sie installieren muss, ist es immer die günstigere Option, als erst dann Ersatz zu bestellen, wenn das Originalteil ausgefallen ist.
Tipp: Alle Teile sollten an einem zentralen, zugänglichen Ort gelagert werden, damit im Fall der Fälle keine Schlüsselperson notwendig ist, um sie zu verwenden. Insbesondere in Firmen mit Angestellten muss dann aber auch sichergestellt werden, dass jede Entnahme a) vermerkt wird und b) zu einer sofortigen Nachbestellung des betreffenden Teils führt.
Fazit: Notfallplanung ist Sparen auf langfristige Sicht
Für viele Unternehmen sind Ausgaben jedweder Art immer negativer Natur. Doch wer so denkt, begibt sich in eine gefährliche Lage: Denn Ausfälle können immer vorkommen und tun es auch. Nur wer dann zuvor sinnvolle Ausgaben für eine Vorbereitung auf diesen Notfall getätigt hat, kommt maximal glimpflich davon. Alle anderen müssen feststellen, dass ihr vermeintlicher Spargedanke in Wahrheit nur eine versteckte Ausgabe auf Zeit war – denn Vorbereitung mag zwar Geld kosten, aber unvorbereitete Ausfälle sind in jedem Fall um ein Vielfaches teurer.
