Druckkosten sparen: Tipps für Unternehmen

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Trotz voranschreitender Digitalisierung fallen in den meisten Unternehmen nach wie vor täglich zahlreiche Drucksachen an. Deutsche Unternehmen haben im Jahr mehr als 30 Milliarden Euro Druckkosten und das kann im Einzelfall durchaus fünf Prozent des erwirtschafteten Umsatzes ausmachen. Wie man als Unternehmen die Druckkosten senken kann und warum sich eine Investition in mehr Digitalisierung lohnt, das erfährt man hier.

Materialkosten senken

Ein großer Kostenfaktor im Bereich des Büromaterials sind in vielen Unternehmen das Druckerpapier und Materialien für den Postversand. Hochwertiges Druckerpapier muss nicht teuer sein und kann daher zu erheblichen Einsparungen führen. Hierbei lohnt sich der Preisvergleich, um ein gutes und gleichzeitig günstiges Papier für Drucksachen zu finden. Werden zudem größere Mengen gekauft, kann man durch attraktive Mengenrabatte ebenfalls sparen. Druckerpapier lässt sich in einem trockenen Raum optimal lagern und ist daher ideal für den Vorratskauf geeignet.

Ebenfalls zu den Materialkosten für Drucksachen gehören Druckerpatronen und Toner. Sowohl Tintenstrahldrucker als auch Laserdrucker benötigen für den Betrieb entsprechende Patronen oder Toner. Wer hierbei auf Originalware vom Hersteller des Geräts setzt, der muss meistens mit höheren Kosten rechnen als bei Alternativanbietern. Einige Geräte ermöglichen zudem das unkomplizierte Nachfüllen der Patronen, was ebenfalls günstiger als ein Neukauf ist. Daher können Firmen bereits beim Kauf der Drucker die Folgekosten senken, indem sie zu besonders effizienten Modellen mit günstigen Patronen oder Tonern greifen. Für den Betrieb von Druckern fallen zudem Stromkosten an.

Eine Kostensenkung ist hier möglich, wenn auf besonders energiesparende Modelle gesetzt wird. Wichtig ist auch, dass Tintenstrahldrucker nur für Unternehmen mit einem sehr geringen Druckaufkommen geeignet sind. Bei höherem Aufkommen sind Laserdrucker die wirtschaftlich bessere Wahl, auch wenn ihr Anschaffungspreis höher ausfällt.

Geringere Ausgaben durch die Optimierung interner Abläufe

Kleine Änderungen bei den Einstellungen des Druckers können langfristig ebenfalls die laufenden Kosten reduzieren. Für interne Angelegenheiten können Drucksachen beidseitig und ausschließlich schwarz-weiß gedruckt werden. Außerdem verfügen viele Drucker über einen Sparmodus. Was die meisten Büroangestellten nicht wissen: Die gewählte Schriftart wirkt sich entscheidend auf den Tintenverbrauch beim Drucken aus. Mit Schriftarten wie Century Gothic oder Garamond lässt sich im Vergleich zu anderen Schriftarten wie Times New Roman fast ein Drittel der verbrauchten Tinte einsparen.

Einsparungen durch mehr Digitalisierung

Neben der Senkung der Materialkosten für Drucksachen führt eine zunehmende Digitalisierung in Firmen ebenfalls zu erheblichen Einsparungen bei den Druckkosten. Werden nur noch unbedingt notwendige Dokumente wie beispielsweise Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse und Kundenverträge gedruckt, sinken die Material- und Betriebskosten erheblich. Folglich reduzieren sich auch die Kosten für die Archivierung von Geschäftsunterlagen, denn wo weniger gedruckt wird, da wird auch weniger Fläche zur Aktenlagerung benötigt. Daher ist die Kombination aus günstigem Materialeinkauf, optimierten Arbeitsprozessen und einer Ausweitung der Digitalisierung der effizienteste Weg, um die Druckkosten in Unternehmen deutlich zu senken.

 

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