Aktenberge, Präsentationen und Geschäftsunterlagen gehören zum Arbeitsalltag in zahlreichen Unternehmen. Um das Handling solcher wichtigen Unterlagen zu modernisieren, digitalisieren und optimieren, bietet Cloud-Computing zahlreiche Vorteile. Wir haben uns die Möglichkeiten und den Umgang mit Cloud-Computing in Unternehmen genauer angesehen.
Wie Cloud-Computing den Workflow optimiert
Für die Effizienz eines Unternehmens spielt der Workflow bei alltäglichen Arbeitsprozessen eine entscheidende Rolle. Störungsfreie Abläufe mit einer geringen Fehleranfälligkeit sorgen für ein effizienteres Arbeiten und dadurch mehr Wirtschaftlichkeit und Wachstumspotenzial. Ein Instrument, um den Workflow in einem Unternehmen zu verbessern, ist das so genannte Cloud-Computing. Erfahrene IT Dienstleister wie Zimmer IT-COM bieten Cloud-Computing für Unternehmen jeder Größe und Branche an. Dabei werden die Daten und Geschäftsunterlagen zentral online über eine Cloud gespeichert und für alle berechtigten Personen freigegeben. Das erlaubt beispielsweise das Arbeiten an einer Präsentation, die Einsicht in Unterlagen und vieles mehr.
Durch die zentrale Speicherung über das Cloud-Computing wird verhindert, dass beispielsweise bei der Arbeit an einer Präsentation durch mehrere Personen verschiedene Versionen entstehen, die später Mehrarbeit und Nachbesserungen bedeuten.
Für die Nutzung von Cloud-Computing benötigen Unternehmen keine kostenintensive Software und keinen eigenen Server zur Datenspeicherung. Stattdessen werden alle Daten cloudbasiert gespeichert und verwaltet. Das ist gerade für junge Unternehmen, Start-Ups und Firmen, die bisher noch keine weit entwickelte IT-Infrastruktur haben, interessant. Mit einem vergleichsweise niedrigen Budget kann die Umstellung auf Cloud-Computing innerhalb kurzer Zeit erfolgen und einen deutlichen Mehrwert bieten. Ein weiterer Vorteil von Cloud-Computing ist die Einsparung von Arbeitsmaterialien. Statt ein Hand-Out mehrfach auszudrucken und Mitarbeitern als Papierversion auszuhändigen, können Hand-Outs und viele andere Unterlagen über Cloud-Computing zentral gespeichert und für den Zugriff freigegeben werden. Dadurch haben alle beteiligten Mitarbeiter online Zugriff auf die Dokumente und müssen diese nicht ausdrucken.
Aus diesem Grund reduziert sich einerseits der Verbrauch an Papier und Druckerzubehör, andererseits an Lagerflächen für Unterlagen und Akten. Außerdem sind die online hinterlegten Dokumente sofort und jederzeit für alle Mitarbeiter verfügbar. Das kann zu erheblichen Einsparungen von Arbeitszeit führen und ist auch im Hinblick auf das Arbeiten im Homeoffice oder während des Außendienstes interessant. Der Zugriff auf Unterlagen ist nämlich nicht an ein bestimmtes Gerät gebunden und kann online von jedem Ort aus erfolgen.
Sicherheitsaspekt beim Cloud-Computing
Datensicherheit ist ein zentraler Aspekt beim Cloud-Computing, denn nicht alle hier hinterlegten Unterlagen sollen auch für die gesamte Belegschaft einsehbar sein. Außerdem muss selbstverständlich der externe Zugriff auf diese firmeninternen Unterlagen verhindert werden. Daher arbeiten Anbieter von Cloud-Computing an komplexen Sicherheitssystemen und garantieren so die Datensicherheit ihrer Kunden. Für die interne Nutzung können Leseberechtigungen vergeben werden. Diese lassen sich für jedes hier abgelegte Dokument separat erstellen und ermöglichen zwar das Aufrufen der Dateien, nicht jedoch deren Veränderung. Kombinierte Lese- und Schreibfreigaben hingegen sind sinnvoll für Mitarbeiter, die an den gespeicherten Unterlagen arbeiten sollen. Aufgrund dieser und vieler weiterer Maßnahmen zur Datensicherheit gilt Cloud-Computing als moderne und sichere Lösung.
