Für ein Unternehmen stellt es eine enorme Herausforderung dar, den Einsatz anderer Firmen und Unternehmen zu koordinieren. Heute gibt es zeitgemäße Lösungen und Programme, die diese Aufgabe vereinfachen.
Immer mehr Firmen suchen sich für spezielle Aufgaben und Projekte andere Unternehmen, die sie unterstützen. Früher hat sich der Hausmeister um die Koordination gekümmert, den Arbeitspatz zugewiesen und organisatorische Aufgaben übernommen. Das mag ein Grund sein, warum der Hausmeister mit der Zeit zum Facility Manager wird. Frei von Gefahren ist diese Herangehensweise nicht, denn gerade beim Einsatz von Fremdfirmen soll es weitaus häufiger zu Unfällen kommen.
Wie lässt sich der Arbeitsschutz koordinieren?
Die rechtlichen Grundlagen sind im Arbeitsschutzgesetz, im Bürgerlichen Gesetzbuch und in der gesetzlichen Unfallversicherung in Bezug auf die Mitarbeiter der Fremdfirma genauestens ausgeführt. Demnach muss sich ein Arbeitgeber oder Unternehmer darüber im Klaren sein, ob die Arbeitsnehmer anderer Firmen die Anweisungen erhalten haben. Mit einer Fremdfirmenmanagement Software haben Unternehmer die Möglichkeit, diese Aufgabe zu digitalisieren, ohne ein Risiko einzugehen und zu viele personelle Kapazitäten einzusetzen. Auf diese Weise lässt sich der Arbeitsschutz auch in die Ausschreibung der folgenden Projekte mit einbeziehen. Es geht um die Einhaltung der Standards, wenn es um die Arbeitssicherheit geht.
Im entsprechenden Fall eines Unternehmens geht es in erster Linie darum, die individuellen Gegebenheiten am Arbeitsplatz und die Gefahren mit einzubeziehen.
Der Ablauf der Arbeitsschutzeinweisung fremder Firmen
Zunächst geht es darum, den passenden Koordinator kennenzulernen. Er sollte mit den Aufgabenstellungen und den spezifischen Gefahren am Arbeitsplatz vertraut sein. Im Detail geht es um die konkreten Gefährdungen und die dazu gehörigen Schutzmaßnahmen wie auch um den Brandschutz. Die Einweisung der Fremdfirmen kann entweder per Software erfolgen oder persönlich auf dem Firmengelände – in jedem Fall ist es die Aufgabe des Koordinators und Arbeitgebers zu überprüfen, ob die Arbeiter die notwendigen Anweisungen erhalten haben. Ist das Projekt oder die Arbeiten beendet, folgt im Idealfall ein Auswertungsgespräch, bei dem eventuelle Auffälligkeiten notiert und dokumentiert werden. Auf diese Weise lässt sich relativ sicher vermeiden, dass sich keine Gefahren einschleichen.
Fallbeispiel: Brandschutz und Arbeitsschutz
Bei Heißarbeiten wie beim Schweißen oder Trennschleifen im Betrieb ist ein Erlaubnisschein für diese Arbeiten vorzulegen. Früher trug diese Erlaubnis den Namen: Schweißerschein oder Schweißererlaubnisschein. Bei der Hitze entsteht ein hohes Maß an Wärme und es können Funken fliegen, die sich entzünden. In dem Erlaubnisschein geht es in erster Linie um die notwendigen Maßnahmen, die dem Schutz vor diesen Heißarbeiten dienen. In diesen Bereich spielen auch die Vorschriften des Sachversicherers mit ein. Demnach müssen in bestimmten Abständen alle brennbaren Materialien entfernt werden.
Wer muss die Unterweisung durchführen?
Die Basis für die Unterweisung bildet ein Sicherheitshandbuch, das für die Fremdfirma in der Software, als PDF oder in schriftlicher Form vorliegt. Konkrete Arbeitsbedingungen sollten besprochen werden, die für die Dauer des Projekts oder der Beschäftigung gelten. Nicht in jedem Fall muss der Unternehmer die fremden Firmen unterweisen. Dann sollte er aber den Verantwortlichen auf die Pflicht der Unterweisung hinweisen, bevor die Arbeit aufgenommen werden kann. Der direkte Vorgesetzte der Arbeiter hat die Aufgabe die Unterweisung durchzuführen.
Es lohnt sich in jedweder Hinsicht, auf digitale Unterweisungskonzepte im Hinblick auf den Arbeitsschutz auf dem Firmen zu setzen. Auf diese Weise gehen Unternehmer auf Nummer sicher, dass die fremden Mitarbeiter die Gefahren im Arbeitsalltag handeln können, ohne dabei unnötige Risiken einzugehen. Darüber hinaus bewegt sich der Arbeitgeber im rechtlichen Sinne auf sicherem Boden, wenn er für einen konsequenten Zugang zu den Lernmaterialien und Unterweisungen sorgt.
Die Inhalte der Unterweisung auf einen Blick
Wenn es zu einem Vorfall kommt, sollten die fremden Mitarbeiter wissen, wie sie sich zu verhalten haben. Dazu gehört auch die Kenntnis der Konsequenzen, wenn es zu Verstößen kommt. Es geht in diesem Zusammenhang nicht darum Drohgebärden zu kommunizieren, sondern möglichst abstrakte, theoretische Inhalte konkreter zu machen. In der Praxis können sich mehrere Hürden in den Weg stellen wie zum Beispiel fremdsprachige Mitarbeiter. Die Unternehmer müssen demnach garantieren, dass die Mitarbeiter die Unterweisung auch verstehen. Darüber hinaus gilt es die Einweisung zu dokumentieren und die Nachweise für den Schadensfall und eine abschließende Prüfung aufzubewahren.
Der Arbeitgeber sollte sicherstellen, dass die Arbeiter die Unterweisung und die damit verbundenen Inhalte auch verstanden haben. Optional erbringen Verständniskontrollen unkomplizierte Nachweise, indem im Nachhinein noch einmal die Kerninhalte in einem Test abgefragt werden.
