IT-Prozesse sind eines der wichtigsten Themen für Unternehmen und Optimierungsbedarf gibt es an jeder Ecke. Am Ende steht ein Zugewinn an Zeit, Effizienz und Umsatz, denn wenn sich weniger Ressourcen mit komplexen Prozessen beschäftigen müssen, wird mehr Kapazität für andere Geschäftsbereiche gewonnen. Dabei ist die IT-Prozess-Optimierung in wenigen Schritten auch für Einsteiger überwindbar, selbst wenn zu Beginn häufig Ängste vorherrschen, vor allem im Mittelstand.
1. Prozess für die Optimierung auswählen
Der wichtigste Schritt bei der Prozessoptimierung ist, dass Sie nicht auf einmal damit beginnen, alle Ihre Prozesse zu bearbeiten. Einige sind eng mit Ihrem Unternehmen verbunden und daher ist es ratsam zunächst zu entscheiden, wo Sie beginnen. Hilfreich könnte unter anderem die ServiceNow ITOM-Implementierung sein, denn dadurch bekommen Sie Zugriff auf Ihre Ressourcen und können individuell optimieren und sich dem Thema Digitalisierung stellen. Wählen Sie die zunächst optimierbaren Prozesse nach fünf Kriterien aus:
- Welcher Prozess ist für Ihr Unternehmen wichtig?
- Welche Prozesse kosten Sie besonders viel Zeit?
- Welche Prozesse nutzen Sie besonders häufig?
- Welche Prozesse scheinen veraltet?
- Welche Prozesse können Sie besser an andere delegieren, wenn Sie verbessert wurden?
2. Nutzen Sie bestimmte Kräfte zur Unterstützung der Änderungsbemühungen
Überlassen Sie die Änderungs- und Optimierungsschritte nicht einfach allen, sondern beauftragen Sie damit ein Team oder eine Person, die direkt in den Prozess involviert ist und hilfreiche Einblicke bieten kann. Durch kontinuierliche Aktion können Sie sicherstellen, dass die Optimierung voranschreitet und dass die beauftragte Person Sie über Neuerungen auf dem Laufenden hält.
3. Schritt für Schritt zum optimierten Prozess
Jeder Änderungsschritt sollte dokumentiert werden, auch wenn er noch so klein ist. Bevor Sie mit der Optimierung beginnen, schreiben Sie die Grundfunktionen auf und erstellen Sie eine Liste mit den Punkten, was Sie am Ende erreichen möchten. Schreiben Sie auch nieder, welche Ressourcen für die Prozessoptimierung erforderlich sind und welche Rollen den einzelnen Beteiligten dabei zukommt. Die Prozessdokumentation ist nicht nur für die interne Optimierung nützlich, auch beim Onboarding von neuen und wichtigen Teammitgliedern haben Sie hier einen Vorteil.
4. Fehlerquellen und Probleme identifizieren
Die größte Gefahr bei der Prozessoptimierung sind Fehler, die sich nicht beheben lassen. Durch die Dokumentation der Prozesse wird die Qualitätskontrolle und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens verbessert, doch um wirklich ein Ergebnis zu erzielen müssen Sie Fehler und Probleme von Anfang an diagnostizieren. Die Leistungen eines Prozesses können Sie am besten beurteilen, indem Sie ein After-Action-Review durchführen und dabei genau betrachten, wie der Prozess verlaufen ist. Gab es bei der Optimierung Probleme? Ist die beauftragte Person nicht optimal mit den Prozessen vertraut oder herrscht eine zu starke Abhängigkeit von anderen Prozessen?
5. Finden Sie Lösungswege
Wenn Sie wissen was Sie stört, können Sie Ineffizienzen problemlos beseitigen. Arbeiten Sie dabei nicht allein, sondern lassen Sie sich von Experten unterstützen, um Probleme anzugehen. Der größte Fehler, den ein Unternehmen machen kann ist, die problematischen Bereiche zu ignorieren und sie nicht anzugehen. Denken Sie darüber nach, ob Ihnen eine Vorlage nutzen könnte und bemühen Sie sich, weitgehend alle Engpässe zu beseitigen. Indem Sie auf Automatisierungstools setzen, können Sie vor allem Effizienzprobleme beseitigen.
