Internationaler Handel und die damit verbundenen Importe und Exporte spielen für viele Unternehmen eine wichtige Rolle im Hinblick auf Unternehmenswachstum und Umsatzsteigerung. Gerade in diesem Bereich sind Formulare und Dokumente unverzichtbar und müssen teilweise nach wie vor in Papierform vorliegen, damit Waren reibungslos an ihren Bestimmungsort gebracht werden können. Wir geben Tipps, wie Unternehmen diesen Arbeitsaufwand optimieren und dadurch einen effizienteren Workflow etablieren können.
Optimierung der notwendigen Formulare
Im Bereich der Im- und Exporte sind beispielsweise CMR Frachtbriefe unverzichtbar. Damit sind internationale Frachtbriefe für den Straßengüterverkehr gemeint. Sie müssen vollständig und korrekt ausgefüllt sein und sich auf dem aktuellsten Stand der gesetzlichen Vorgaben befinden. Das kann gerade für mittelständische Unternehmen mit geringerem Exportaufwand durchaus zur bürokratischen Herausforderung werden. Auf der sicheren Seite ist man jedoch durch die Verwendung von bereits vorgefertigten Formularen, in die lediglich die individuellen Daten eingefügt werden müssen.
Das ist größtenteils mit entsprechender Software möglich, über die sich die Stammdaten des Unternehmens bequem speichern und mit einem Klick in das aktuelle Dokument einfügen lassen.
Hierzu lassen sich die benötigten Formulare auch online bestellen. Sie werden anschließend direkt in das Unternehmen geliefert und können hier für die Anfertigung von CMR Frachtbriefen verwendet werden. Das spart viel Zeit bei der Büroarbeit und bietet eine hohe Sicherheit bei der Richtigkeit notwendiger Dokumente für den Import und Export von Gütern. Falsch oder unvollständig ausgefüllte Dokumente können zu erheblichen Verzögerungen beim Gütertransport führen und unnötige Kosten verursachen. Zu den online bestellbaren Formularen gehören beispielsweise CMR Frachtbriefe, Ursprungszeugnisse und Warenverkehrsbescheinigungen, die jeweils in einer aktuell gültigen Form verfügbar sind.
Software als Ausfüllhilfe für Formulare nutzen
Neben dem Kauf bereits vorgefertigter Formulare erleichtert auch die Nutzung entsprechender Software das korrekte Ausfüllen von Frachtbriefen für den internationalen Güterverkehr und anderen Dokumenten. Solche Software bietet in der Regel Ausfüllhilfen an und ist nach einer kurzen Einarbeitung intuitiv bedienbar. Außerdem kann Software durch gezielte Updates schnell und unkompliziert an geänderte rechtliche Vorgaben angepasst und daher langfristig genutzt werden. Ein weiterer Vorteil ergibt sich aus den Speichermöglichkeiten für Stammdaten, die nicht in jedem Frachtbrief neu eingegeben werden müssen. Stattdessen ist ein Einfügen dieser immer gleichen Daten in das vorgefertigte Formular automatisch möglich.
Außerdem können erstellte Dokumente für die spätere Aktenablage oder Auswertung digital gespeichert und archiviert werden. Bei der Wahl einer geeigneten Software sollten Unternehmen auf ihre individuellen Anforderungen achten und eine Software wählen, die diesen Bedarf vollumfänglich deckt, jedoch möglichst wenige nicht benötigte Zusatzservices bietet. Das spart Kosten und erleichtert die Einarbeitung der zuständigen Mitarbeiter in den Umgang mit der neuen Software. Idealerweise beziehen Unternehmen ihre neue Software vom gleichen Anbieter wie die vorgedruckten Formulare für den Zoll- und Außenhandel.
