Management Summary: In wenigen Schritten zur Entscheidungsvorlage

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Ein Management Summary, auch als Executive Summary oder Abstract bekannt, bezeichnet die datenreduzierte Zusammenfassung bedeutsamer Aspekte eines oder mehrerer Schriftstücke, das meist von führenden Experten erstellt wird. Alle für die Entscheidung relevanten Faktoren werden dabei berücksichtigt und aufgenommen. Dennoch sollte ein Management Summary den Umfang von einer bis drei Seiten nicht überschreiten. Daher werden in der Regel drei relevante Lösungs- und Handlungsoptionen elaboriert, abgewogen und beurteilt.

Welche Anforderungen werden an ein Management Summary gestellt?

Um ein erfolgreiches und agiles Management Summary zu erstellen, sind einige Voraussetzungen zu gewährleisten. Demnach muss das erstellte Faktenblatt auch ohne die ausführlichen Originaldokumente auf Anhieb verständlich sein. Weiterhin muss es der festgelegten Gliederung der Hauptschriftstücke folgen, um das unkomplizierte und schnelle Nachschlagen in Einzelfällen zu ermöglichen. Alle Hauptaussagen müssen dabei präzise genannt und erläutert werden. Außerdem sind Entscheidungsmöglichkeiten und ihre Alternativen mit den zu erwartenden Folgen zu nennen und analytisch zu erörtern. Noch dazu ist der kompakte Umfang zu beachten, sodass sich die meisten Management Summarys, inhaltlich und formal betrachtet, auf eine Seite belaufen.

Häufig erfüllt eine Vielzahl der Management Summarys diese Anforderungen allerdings nicht. Kompetente Spezialisten konzentrieren sich oftmals verstärkt auf die professionelle Zusammenfassung der Probleme. Weitere Vorgesetzte oder die Geschäftsführung erwarten hingegen nicht nur die Beschreibung bestehender Herausforderungen, sondern auch das Ableiten möglicher Handlungsoptionen zur Entschärfung und Abwendung der Problemstellungen.

Für welche Zwecke werden Management Summarys eingesetzt?

Häufig finden Management Summarys im Rahmen des Projektmanagements Anwendung und fungieren als essenzielle Entscheidungsgrundlage. Nicht selten handelt es sich dabei um einen Änderungsantrag oder eine detaillierte Auftragsvergabe. Das Management Summary kann demnach auch aus einem einzigen Satz bestehen, in dem eine Handlungsempfehlung gegeben wird. Die übrigen Seiten Anhang schließen Protokolle und weiterführende Statistiken ein, die für den Entscheidungsträger nicht von höherer Bedeutung sind. Zusätzlich ist die Executive Summary auch ein wichtiges Instrument bei der Erstellung eines Businessplans. Häufig lesen Kapitalgeber wie Banken nur das Management Summary.

Ist dieses interessant, beschäftigen sie sich tiefergehend mit dem eigentlichen Geschäftsplan. Damit alle relevanten Faktoren aufgegriffen werden, ist es empfehlenswert, diesen Teil erst nach Fertigstellung des umfangreichen Businessplans anzufertigen. Dabei werden folgende Bereiche aufgegriffen:

  • Produkt- oder Dienstleistungsportfolio
  • Markt- und Wettbewerbssituation inklusive der Ein- und Austrittsbarrieren
  • Festgelegte Ziele und ausgearbeitete Strategien
  • Finanz- und Budgetplan
  • Vorstellung des Managements und des weiteren Teams (falls bereits vorhanden)

Einleitend wird das Produkt oder auch die angebotene Dienstleistung präsentiert. Im Zuge dessen wird ebenfalls erklärt, wer in die Primärzielgruppe fällt und welcher Nutzen für Kunden entsteht. Danach wird herausgearbeitet, weswegen der Markt Potenzial bietet, durch welche Eigenschaften er charakterisiert wird und in welcher Form Markteintritts- oder auch Austrittsbarrieren das Unternehmen betreffen. Um die Kapitalgeber zu überzeugen, müssen neben dem Hauptziel weitere Zielvorstellungen erläutert werden. Diese werden in der Regel bezüglich der Erreichbarkeit in die Kategorien kurz-, mittel- und langfristig unterteilt. Zusätzlich wird erklärt, welche Marketingwerkzeuge eingesetzt werden, um die Ziele im festgelegten Zeitraum zu erreichen.

entscheidungsvorlage

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Insbesondere der Finanzplan ist für Kapitalgeber von erhöhter Relevanz. Dabei wird die derzeitige finanzielle Lage sowie die geschätzte und geplante Entwicklung für die nächsten drei Jahre dargelegt. Weiterhin wird erörtert, wie hoch der Bedarf an Kapital ist und für welche Investitionen das Geld vorgesehen ist. Letztendlich ist auch das Management und das möglicherweise schon bestehende Team ein Schlüsselfaktor der Management Summary, denn starke Gründer mit einer klaren Vision erwecken den Eindruck, den Businessplan zu realisieren. Daher ist es wichtig, auf fachspezifische und persönliche Erfahrungen und Kenntnisse überzeugend einzugehen.

Der Einsatz bei wissenschaftlichen Arbeiten

Ein Management Summary ist zudem auch als Abstract in Abschlussarbeiten gängig. Dabei werden die forschungsleitende Frage und die wichtigsten Argumente, die im Laufe der wissenschaftlichen Arbeit aufgegriffen werden, zusammenfassend dargelegt. Damit wird die Bedeutung der Thematik deutlich. Doch es gilt eine Reihe von Anforderungen zu erfüllen: Somit wird das Management Summary zwischen dem Vorwort und der Gliederung beziehungsweise dem Inhaltsverzeichnis eingefügt. Es muss die Problemstellung und die klare Zielverfolgung verdeutlichen sowie die Relevanz der theoretischen, empirischen und praktischen Forschung veranschaulichen.

Weiterhin muss die theoretische Basis und der methodische Aufbau der Arbeit dargelegt werden, bevor die grundlegenden Ergebnisse vorangegangener Untersuchungen komprimiert aufgezeigt werden. Es sind keine Quellenangaben nötig, da die Verweise im Laufe der Arbeit folgen. Zudem werden keine Abkürzungen verwendet, da diese erst zu einem späteren Zeitpunkt im Rahmen des Abkürzungsverzeichnisses definiert werden. Abhängig von den universitären Richtlinien umfasst ein Abstract in den meisten Fällen nur eine aussagekräftige Seite.

In welchen Schritten entsteht ein Management Summary?

  • Schritt 1: Inhalt: Welchen Bereich umfasst die Entscheidung?

In der ersten Phase des Management Summarys ist bereits eingangs zu definieren, um welchen Tätigkeits- und Verantwortungsbereich es sich handelt, das heißt, ob eine Entscheidung bezüglich eines Projektes oder einer neuen Entwicklung zu treffen ist. Insbesondere Führungskräfte die Urteile in verschiedenen Bereichen beschließen, sind verärgert, wenn nicht klar hervorgehoben wird, welche Sparte die jeweilige Entscheidung betrifft.

  • Schritt 2: Gründe – Weshalb ist die Entscheidung zu treffen?

Im Anschluss wird dargelegt, warum die aufgegriffene Thematik eine erhöhte Relevanz für das Unternehmen aufweist. Es ist möglich, dass es einen konkreten Anlass gibt, Risiken drohen oder aber gesetzliche Änderungen Firmen zu Anpassungen zwingen.

  • Schritt 3: Ziele – Welche Zielsetzungen werden mit der anstehenden Entscheidung verfolgt?

Daraufhin werden essenzielle Ziele herausgearbeitet, die in Verbindung mit der Entscheidung stehen. Dabei müssen auch die zugrundeliegenden Rahmenbedingungen beachtet werden. Aus der Kombination der Ziele und Bedingungen werden Kriterien aufgestellt, die als Grundlage bei der Beurteilung der Optionen dienen.

  • Schritt 4: Entscheidungsdefinition – Welche Entscheidung steht bevor?

Nach Festlegung der Ziele wird anschließend in einem hervorgehobenen Satz erläutert, welche Entscheidung zu treffen ist. Im Idealfall wird diese bereits in Form einer Empfehlung dargelegt.

  • Schritt 5: Optionen – Welche Alternativen liegen vor?

Im fünften Schritt werden die Erläuterungen, vergleichsweise zu den vorangegangenen Schritten, ausführlicher thematisiert. Jede Option wird in ungefähr zwei Sätzen beschrieben. Insgesamt müssen mindesten zwei Varianten erwähnt werden, da sonst keine Entscheidung möglich ist. Gibt es nur eine Option, ist klar und argumentativ zu erörtern, welche Konsequenzen folgen, wenn die Entscheidung nicht getroffen wird. Damit wird dem Urteil ein aktiv zu steuernder Charakter verliehen. Entscheidungsverantwortliche präferieren in der Regel, wenn sie nicht unter Druck gesetzt sind und eine Wahl haben.

  • Schritt 6: Bewertung – Nach welchen Kriterien werden die unterschiedlichen Alternativen beurteilt?

Empfehlungen werden nicht willkürlich ausgesprochen, sondern stützen sich auf vorab definierten Kriterien. Diese werden erklärt und veranschaulichen dem Management, welche Maßstäbe derzeit und auch in Zukunft verfolgt werden. Es gibt häufig weitere Faktoren, die in den bisherigen Überlegungen der Experten nicht weiter berücksichtigt wurden, aber eine nähere Betrachtung und anschließende Analyse fordern. Im Umkehrschluss ist es auch möglich, dass bisherige Voraussetzungen nicht mehr relevant sind, weil sich die Strategien und Ansätze des Unternehmens im Prozess des Entscheidungsverfahren veränderten.

  • Schritt 7: Empfehlung – Welche Möglichkeit wird dem Entscheider nahegelegt?

Abschließend wird eine klar herausgearbeitete Empfehlung für eine Variante inklusive einer einschlägigen Begründung ausgesprochen. Essenziell ist dabei, dass nicht mehrere Optionen befürwortet werden. Auch muss es sich erkennbar um eine Empfehlung handeln und nicht um eine Anweisung, denn die finale Entscheidung trifft die zuständige Führungskraft.

Welche Rolle nimmt die Empfehlung im Rahmen der Entscheidungsfindung ein?

Die Empfehlung gilt als Beschleuniger der künftigen Entscheidung. Somit ist der Vorschlag unmissverständlich zu formulieren, sodass der Entscheidungsbefugte die Empfehlung für weitere Berichte oder auch für die eigenen Vorgesetzten weiterverwenden kann. Demnach ist sie in Form eines Hautsatzes niederzuschreiben und nicht im Konjunktiv oder als unvollständiger Nebensatz. In der Regel wird der Hinweis, dass es sich um einen Vorschlag handelt zu Beginn erwähnt. Anschließend folgt nach dem Doppelpunkt die Empfehlung.

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