ERP steht für „Enterprise Ressource Planning“. Die Software unterstützt also die Planung von Ressourcen in einer Organisation über eine zentrale Datenbank. Das Lastenheft ist in dieser Software essenziell für den angestrebten Auswahlprozess für bestimmte Projekte.
Lastenheft: Definition und Erstellung
Im Lastenheft eines ERP-Systems werden Leistungs- und Systemanforderungen beschrieben. Dazu gehören Spezifikation und Katalogerstellung einer konkreten Anforderung, eine Skizzierung des Produkts sowie die Spezifikation für den Kunden. Hinsichtlich der Formulierung soll die Inhaltsgestaltung von konkreter Umsetzung unabhängig erfolgen. Auf dieser Grundlage sind die Absprache mit Dienstleistern sowie die Angebotsabgabe möglich. Das Lastenheft beschreibt insgesamt sämtliche Forderungen an Lieferung/Leistung des Auftragnehmers, bezogen auf einen konkreten Auftrag. Es werden hierin Ziele eines Produkts bestimmt, Funktionen abgefordert, technische Daten, Qualitätsmerkmale und der vertraglich angestrebte Rahmen exakt beschrieben.
Der richtige Zeitpunkt, um ein Lastenheft erstellen zu lassen, ist der Projektbeginn bzw. die Vorbereitung des jeweiligen Vorhabens. Die Erstellung muss so erfolgen, dass im Laufe des Projekts Überarbeitungen und Anpassungen möglich sind. Handelt es sich um ein sehr komplexes Projekt, sollte das Lastenheft sogar als eigentliches Projekt vor dem eigentlichen Hauptprojekt stehen.
Inhalte und Ziele des Lastenheftes
Die Aufstellung eines Lastenheftes folgt einem exakten Aufbau. Zunächst sind ‚Eckdaten und beteiligte Bereiche, das Geschäftsumfeld sowie ein Kosten- und Zeitrahmen zusammengefasst. Anschließend beschreibt das Unternehmen den Ist- und Soll-Zustand des Projekts. Dieser Punkt führt später zu den Erwartungen des Auftraggebers an den Auftragnehmer. Hier müssen auch Ziele genannt werden, die auf keinen Fall erreicht werden sollen. Für eine vernünftige Projektführung müssen nun Schnittstellen zwischen IT-Umgebungen und den daran beteiligten Personen konkretisiert werden.
Damit das ERP-Projekt umgesetzt werden kann, müssen die technischen Rahmenbedingungen hinsichtlich Hard- und Software im Lastenheft festgelegt werden. Auch Schulungszeiträume, Etappen-Termine, geforderte Projekt-Dokumentation und zeitliche Etappenziele bei den Umsetzungsterminen gehören in diese Inhalte hinein. Letzter Teil ist der Kostenrahmen. Er muss das verfügbare Budget benennen. Aus den Inhalten des Lastenheftes erstellt der Auftragnehmer ein Pflichtenheft.
Pflichtenheft auf der Grundlage des Lastenheftes
Der Auftragnehmer setzt sich bei Übergabe des Lastenheftes mit der Erstellung eines Pflichtenheftes auseinander. Aus diesem Pflichtenheft erstellt er einen eigenen Projektplan. Dieser enthält alle nötigen Details zur Erfüllung der Aufgaben aus dem Lastenheft. Grundsätzlich sind Lastenheft und Pflichtenheft eine konkrete Basis für Absprachen zwischen Auftraggeber und Auftraggeber während aller Phasen des ERP-Projekts. Diese Grundlage hilft beispielsweise bei der Einhaltung von zeitlichen Zielen einzelner Erfüllungs-Etappen.
Fazit
Ein Lastenheft für die Realisierung von ERP-Projekten sollten auftraggebende Unternehmen spätestens zu Projektbeginn, besser schon vorher erstellen. Es muss in konkreten Abschnitten präzise Angaben für den Auftragnehmer zur Erfüllung seiner Pflichten enthalten. Aus diesen Angaben erstellt der Auftragnehmer ein Pflichtenheft. Darin zeigt er auf, wie er die einzelnen Projektetappen erfüllen wird.
