Das Debitorenmanagement eines Unternehmens umfasst sämtliche Aktionen vom Entstehen einer Forderung bis zum Zahlungseingang. Andere Bezeichnungen für das Debitorenmanagement sind Forderungsmanagement, Kreditmanagement, Risikomanagement oder Konditionsmanagement. Das Debitorenmanagement ist dem Rechnungswesen zugeordnet. Eine Firma kann das Debitorenmanagement entweder selbst ausführen oder an einen externen Dienstleister auslagern.
Wie entstehen offene Forderungen?
Eine offene Forderung entsteht, wenn ein Unternehmen seine Produkte auf Ziel verkauft. Der Käufer erhält die Ware oder Dienstleistung sofort, muss die Rechnung aber erst zu einem späteren Zeitpunkt bezahlen. Dadurch wird der Kunde zu einem Schuldner oder Debitor des Verkäufers, der auch als Kreditor bezeichnet wird. Das Zahlungsziel beträgt bei einem inländischen Käufer in der Regel 30–90 Tage. Bei einem ausländischen Kunden kann das Zahlungsziel bei mehr als 120 Tagen liegen und bei großen Aufträgen auch mehrere Monate oder Jahre betragen.
In der Bilanz stellen offene Forderungen eine Position im Umlaufvermögen dar. Sie werden auf der Aktivseite der Bilanz als Forderungen aus Lieferungen und Leistungen aufgeführt. Ein zu hoher Anteil an offenen Forderungen kann die Liquidität schwächen und auf Zahlungsschwierigkeiten hindeuten. Durch ein professionelles Debitorenmanagement können Sie dafür sorgen, dass die Zahlungsfähigkeit Ihres Unternehmens gesichert ist. Dazu sind verschiedene Tätigkeiten erforderlich, die die hauseigene Debitorenbuchhaltung oder ein externer Anbieter übernehmen.
Diese Aufgaben übernimmt das Debitorenmanagement
Ein professionelles Debitorenmanagement übernimmt diese wichtigen Aufgaben:
- Offene Forderungen verwalten
- Forderungsausfälle verhindern
- Liquidität sichern
Die Aufgaben des Debitorenmanagements zeigen, wie wichtig dieser Bereich des Rechnungswesens für den Fortbestand einer Firma ist. Wenn der Verkäufer die offenen Rechnungen nicht richtig verbucht und die Zahlungseingänge nicht kontrolliert, fehlt Liquidität zur Begleichung der eigenen Rechnungen. Im schlimmsten Fall kann die Liquiditätslücke zur Insolvenz des Kreditors führen.
Offene Forderungen verwalten
Die offenen Forderungen des Kreditors werden durch die Debitorenbuchhaltung verwaltet. Hier erfolgen Anlage und Pflege der Debitorenkonten. Sobald ein Kunde eine Ware oder Dienstleistung gegen Rechnung mit Zahlungsziel kauft, wird der Rechnungsbetrag dem Debitorenkonto auf der Sollseite belastet. Sobald der Käufer die Rechnung bezahlt, erfolgt die entsprechende Buchung auf der Habenseite. Eine weitere wichtige Aufgabe der Debitorenbuchhaltung ist die Überwachung der Zahlungstermine. Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht fristgemäß bezahlt, muss er telefonisch oder schriftlich angemahnt werden. Ist die Mahnung erfolglos, müssen Mahnbescheid, Vollstreckungsbescheid und weitere Inkassomaßnahmen folgen.
Neben den Aufgaben der Debitorenbuchhaltung umfasst das komplette Debitorenmanagement weitere Tätigkeiten zur Verhinderung von Forderungsausfällen und zur Sicherung der Liquidität eines Unternehmens.
Forderungsausfälle verhindern
Um Forderungsausfälle zu vermeiden, muss ein Kreditor die Bonität seiner Kunden genau überprüfen. Das Ergebnis zeigt die Zahlungsfähigkeit und Kreditwürdigkeit der Debitoren an. Um die Käufer genau einzuschätzen, stehen dem Debitorenmanagement diese Informationsquellen zur Verfügung:
- Wirtschaftsauskunfteien, wie Schufa, Creditreform, Infoscore oder CRIF Bürgel GmbH
- Bankauskünfte
- Handelsregistereinträge
- Geschäftsberichte und Bilanzen
- Einträge im gerichtlichen Schuldnerverzeichnis
- Einträge im Insolvenzregister
Nachdem alle relevanten Daten zu einem Kunden vorliegen, muss eine Risikoeinschätzung erfolgen. Im Rahmen der Einschätzung muss der Verkäufer entscheiden, welchen Käufern er eine Lieferung oder Leistung mit Zahlungsziel einräumt. Auch die Höhe der Gesamtforderung gegen die einzelnen Debitoren und die Länge des Zahlungsziels müssen für jeden Kunden oder jede Kundengruppe separat festgelegt werden. Bei bonitätsschwachen Kunden sollte der Verkäufer einen Verkauf auf Ziel ablehnen und stattdessen Barzahlung oder sogar Vorkasse verlangen. Ansonsten kann es zu einem Zahlungsausfall kommen und das Geld fehlt im eigenen Unternehmen.
Liquidität sichern
Wenn das Debitorenmanagement gut arbeitet, ist die Liquidität des Kreditors gesichert. Durch die Bonitätsprüfung von Neukunden und die regelmäßige Überprüfung der Bestandskunden werden Zahlungsausfälle vermieden. Die Kunden zahlen ihre Rechnungen pünktlich und in voller Höhe. Das sorgt für ausreichende Liquidität, um den eigenen Zahlungsverpflichtungen fristgemäß nachzukommen. Kommt es doch zu einem Zahlungsverzug, muss das Debitorenmanagement das Mahnverfahren einleiten und gegebenenfalls Inkassomaßnahmen veranlassen.
Wenn ein Mahnbescheid erfolglos bleibt, sollte ein Vollstreckungsbescheid folgen. Dadurch erlangt der Kreditor einen Titel, mit dem er die Forderung durch einen Gerichtsvollzieher vollstrecken lassen kann. Außerdem verlängert der Titel die Verjährung der Forderung von 3 auf 30 Jahre. Dadurch geht dem Verkäufer das Geld aus der überfälligen Rechnung nicht verloren, auch wenn der Debitor aktuell zahlungsunfähig ist. Vor allem Einzelunternehmer, Start-ups sowie kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind häufig personell und zeitlich nicht in der Lage, sämtliche Aufgaben des Debitorenmanagements auszuführen. Dadurch geht Geld verloren und offene Forderungen können sogar verjähren. Um die Liquidität der eigenen Firma zu sichern, sollte die Geschäftsleitung daher über das Outsourcing des Debitorenmanagements nachdenken.
Debitorenmanagement selbst erledigen oder auslagern?
Wenn ein Unternehmen zu wenig Mitarbeiter oder zu wenig Zeit hat, um das Debitorenmanagement regelmäßig und in vollem Umfang durchzuführen, können die Aufgaben an einen externen Buchhalter abgegeben werden. Auch Steuerberater und andere Finanzdienstleister übernehmen die Debitorenbuchhaltung und alle damit verbundenen Aufgaben. Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung von Factoring. Durch den Forderungsverkauf steigern die Kreditoren schnell und günstig die eigene Liquidität. Außerdem übernimmt der Factor beim Full Service Factoring sowohl das Ausfallrisiko als auch das komplette Debitorenmanagement.
