Existenzgründer & KMU: Worauf sollte man bei der Wahl eines Kassensystems achten?

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Es gibt Dinge im Rahmen einer Existenzgründung, die scheinen so profan, dass man sich kaum mit ihnen beschäftigen möchte. Kassensysteme gehören hier zweifellos dazu. Fast jede Branche, die irgendwie mit Bargeld zu tun hat – und das sind nach wie vor recht viele – braucht ein solches System. Welche Unterschiede es hier bei den verschiedenen Angeboten gibt, zeigt der folgende Artikel.

Was brauche ich? Kassensysteme für kleine und mittlere Unternehmen

Zunächst muss sich der Unternehmer wie so oft mit sich selbst und seinen eigenen Ambitionen auseinandersetzen, bevor er entscheiden kann, welches Kassensystem für ihn Sinn ergibt. Kassensysteme für deutsche KMU gibt es zuhauf, doch nicht alle sind für jeden Unternehmenstyp geeignet. Grundsätzlich muss der Unternehmer entscheiden, mit wie vielen Kunden pro Tag er tatsächlich an einer Kasse zu rechnen hat. Beruht das Unternehmen fast vollständig auf dem Kassensystem – was beispielsweise bei jedem Einzelhandel der Fall wäre – lohnt sich ein umfangreiches System.

Hier können mitunter täglich mehrere Stunden Arbeitszeit gespart werden, weil ein gut eingestelltes Kassensystem viele administrative Aufgaben automatisiert und die Mitarbeiter somit entlastet. Einige modernere Systeme sind sogar in der Lage, bestimmte Kundenanalysen durchzuführen. Während der Abrechnung speichern sie Daten und machen kleinere Auswertungen möglich. Was wird aktuell besonders viel gekauft? Zu welchen Uhrzeiten kommen besonders viele, zu welchen kommen besonders wenige Kunden? Ein gutes Kassensystem kann somit dem Unternehmer auch dabei helfen, langfristige strategische Planungen durchzuführen.

Kittipong Jirasukhanont/123RF.com

Ein Beispiel: Das Kassensystem bei einem Friseur

Friseure haben ganz besonders viel und besonders direkten Kundenkontakt. Hier wird auch in vielen Fällen bar oder mit Karte bezahlt. Dabei fallen die Dienstleistungen, die ein Friseur anbietet, sehr unterschiedlich aus und können zudem saisonalen Schwankungen unterliegen. Frauenhaarschnitte sind in der Regel teurer als Männerhaarschnitte. Verschiedene Service-Leistungen wie eine Kopfmassage möchten unterschiedlich abgerechnet werden. Und dann gibt es ja auch noch Rabatte: für treue Kunden, für Studenten oder zur Eröffnung des neuen Ladens.

All dies muss nach einem erfolgreichen Haarschnitt möglichst schnell ins Kassensystem übertragen werden. Der Friseur Kassensystem Anbieter weiß das und stellt dem Unternehmer ein einfaches Interface zur Verfügung, in dem er jederzeit neue Produkte eintragen kann, die das Personal mit einem Klick auswählen kann. Rabatte lassen sich ebenso einfach mit einem Tastendruck abziehen. Und der Kunde erhält binnen Sekunden seine Rechnung. Noch praktischer wird es, wenn das Kassensystem nach einem Arbeitstag den Tagesabschluss selbst durchrechnet und gleich an den zuständigen Buchhalter weiterleitet.

So entfällt das lästige Rechnen am Ende eines Tages, um das sich nun wirklich niemand reißt. Gleichzeitig ist eine größtmögliche Korrektheit der Abrechnung gewährleistet. Das freut nicht zuletzt auch die Kunden, die einem Rechenfehler zurecht sehr übel nehmen. Das Beispiel Friseur zeigt: Selbst ein einfaches Gewerbe kann von einem ausgefeilten Kassensystem profitieren.

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