Unternehmer aufgepasst: Mahnungen schnell und rechtssicher erstellen

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Je mehr Zahlungseingänge zu überwachen sind, desto besser muss das Mahnwesen organisiert sein. Aber ausgerechnet hier wird häufig zu spät oder wirkungslos gemahnt. Damit die erbrachte Leistung doch noch bezahlt wird, sollten einige Dinge beim Erstellen von Mahnungen beachtet werden.

Wie läuft der Mahnprozess juristisch richtig ab?

In großen Firmen kümmert sich die Buchhaltung einschließlich Software um die Zahlungsabläufe. Mahnungen werden automatisch nach bestimmten Fristabläufen versandt. Kleingewerbetreibende, Künstler oder Freelancer tun sich damit schwer, verzichten wegen der Umstände oft gänzlich auf eine Mahnung. Jedoch ist der Mahnprozess kein Wunderwerk und keinesfalls ehrenrührig. Immerhin wurde die Rechnung ja erst gestellt, nachdem schon etwas geleistet wurde. So wird richtig gerechnet und gemahnt:

  • Auf jeder Rechnung steht ein Zahlungsziel. Geht das Geld an diesem genannten Datum nicht ein, ist eine Zahlungserinnerung berechtigt. Der Inhaltston ist jetzt noch freundlich, eben in Form einer Erinnerung. Immerhin ist es möglich, dass die Rechnung beim Empfänger versehentlich verloren ging oder versehentlich noch unbearbeitet im Fach liegt.
  • Verstreicht das Zahlungsziel der Zahlungserinnerung ergebnislos, ist es Zeit für die erste Mahnung. Jetzt wird eine Mahngebühr erhoben, der freundliche Erinnerungston wird sachlich, aber bestimmt.
  • In der zweiten Mahnung werden die Folgen eines erneuten Zahlungsvollzugs mit einer erneuten klaren Fristbenennung angekündigt.
  • Gegen komplett zahlungsunwillige Kunden helfen daraufhin noch der Mahnbescheid und Vollstreckungsbescheid. Allerdings ist dies vor allem für kleine Gewerbetreibende oder Freelancer eine deutlich teure Angelegenheit.

Was gehört in die Mahnung hinein?

Die Daten aus der Rechnung wie Rechnungs- und Kundennummer, Personal- und Firmendaten des Zahlungspflichtigen, die eigenen Personal-, Firmen- und Bankdaten, Umsatzsteuernummer und eine Fristsetzung müssen in der Mahnung aufgelistet sein. Eine vorgefertigte Mahnungsvorlage erleichtert es, die nötigen Angaben wiederzufinden.

Gleichzeitig sollte im Text nochmals auf vorherigen Schriftverkehr (Rechnung vom, Zahlungserinnerung vom … usw.) eingegangen werden. Weitere Angaben sind optional. Mit diesen Grunddaten kann die Mahnung im Ernstfall rechtssicher für das Erstellen eines Mahn- und Vollstreckungsbescheides als Beweismittel verwendet werden.

Wie lässt sich das Schreiben von Mahnungen zeitsparend organisieren?

Im Internet finden sich rechtssichere Mahnvorlagen für den gesamten Prozess ab Zahlungserinnerung. Diese enthalten alle wichtigen Daten, die der Mahnende nur noch einzutragen braucht. Je nach Anbieter gehört ein Versandservice zur E-Mail-Adresse der Empfänger kostenlos dazu. Aber auch das Herunterladen bringt zeitliche Vorteile. Denn es ist nie wieder nötig, das Layout der Mahnung neu zu erstellen.

Vielmehr können in die Eckdaten die individuellen Zahlen und Daten eingefüllt werden. Empfehlenswert für kleinere Unternehmen ist das Führen eines elektronischen Terminkalenders. Dieser zeigt automatisch an, wenn eine der gesetzten Fristen verstrichen ist.

Fazit

Eine Mahnung sollte richtig verfasst sein, damit sie im Zweifelsfall als Beweismittel für das Einklagen einer Forderung zugelassen wird. Nicht immer muss aber gleich gemahnt werden. Bereits eine richtig geschriebene Zahlungserinnerung führt häufig zum Zahlungserfolg.

 

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