Verschiedene Branchen bringen verschiedene Probleme mit sich – kaum jemand wird das besser nachvollziehen können als Unternehmer, die als Personaldienstleister tätig sind. Gerade hier ändern sich ständig die Gesetze und Tarife, oft sogar ruckartig, beispielsweise in Folge einer Gewerkschaftsforderung.
Übrig bleiben die Personaldienstleister, die nun schleunigst ihre Verwaltung an die neuen Gegebenheiten anpassen müssen, um keine Fehler zu machen, mit denen sie sich schlimmstenfalls juristische Probleme einhandeln. Kann eine Software hier helfen?
Gibt es so etwas wie eine Software mit Branchen Know-How?
Natürlich ist die entscheidende Frage nach dem Nutzen von Software immer, um was für eine Lösung es sich handelt. Nichts ist auf den ersten Blick leichter, als veränderten Bedingungen schlicht selbst zu begegnen, indem man seine ohnehin oft mühsam mit Excel-Tabellen aufgebaute Buchhaltung an die neuen Vorgaben anpasst. Besser jedoch, man hat ein Softwarepaket, das Änderungen schnell auffängt und sofort mitdenkt.
Software für Personaldienstleister muss vor allem branchenbezogen und leistungsfähig sein, um die Vereinfachung der Buchhaltung zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden zu lassen. Wo hier die Herausforderungen liegen, lässt sich am besten anhand eines Beispiels erklären.
Schwierigkeiten der Buchhaltung bei Personaldienstleistern: Das Beispiel AÜG
Mit dem sogenannten Arbeitnehmerüberlassungsgesetz soll seit 2017 die Arbeitssituation von Leiharbeitern verbessert werden. Einher mit diesem Gesetz gehen kräftige Veränderung für die Arbeitgeber. Mit dem Gesetz soll beispielsweise verhindert werden, dass Leiharbeit zu einem Dauerzustand wird, der einige Unternehmen von der Verantwortung für ihre Arbeitnehmer ausnimmt. Ein wichtiger Bestandteil des Gesetzes ist beispielsweise die sogenannte Höchstüberlassungsdauer.
Damit Leiharbeiter nicht auf ewig im Kurzzeitarbeitsverhältnis verbleiben, selbst wenn von „kurz“ keine Rede mehr sein kann, sollen diese nach § 1 Absatz 1b des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes nicht länger als 18 Monate bei demselben Unternehmen beschäftigt sein dürfen. Falls das Unternehmen die Arbeitskraft länger brauchen sollte, wird es damit verpflichtet, den Arbeitnehmer selbst unter Vertrag zu nehmen – was weitreichende arbeitsrechtliche Konsequenzen sowohl für Arbeitgeber und Arbeitnehmer hat.
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Ein Personaldienstleister, der nicht selten für mehrere hundert Mitarbeiter verantwortlich ist, muss solche vom Gesetzgeber vorgelegten Fristen ständig im Blick haben, sowohl im Sinne seiner Leiharbeitskräfte als auch seiner Unternehmenskunden. Eine Software kann hier Abhilfe schaffen: In einer entsprechenden Personalkartei wird lediglich vermerkt wann ein Leiharbeitsverhältnis begonnen hat. Die Software denkt die gesetzlichen Fristen automatisch mit und erinnert den Personaldienstleister, wenn das Ende der vorgegebenen 18 Monate näher rückt.
Verwaltungssoftware ist hier insbesondere interessant, weil sie in der Lage ist, vorhandene Datensätze an veränderte Bedingungen anzupassen. Wer möchte sich wirklich den Aufwand zumuten, seinen Komplettbestand an manuell gefertigten Personalkarteien um eine weitere Frist und entsprechende Terminerinnerungen zu erweitern? Entscheidend ist hierbei, dass die Software speziell auf eine bestimmte Branche zugeschnitten ist und demnach solcherlei Änderungen der Gesetzgebung laufend beobachtet und updatet.
