Platz sparen und organisiert bleiben: So erhöhen elektronische Dossiers die Wirtschaftlichkeit

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Das Marktforschungsunternehmen IDC hat kürzlich Erstaunliches herausgefunden: Obwohl viele Unternehmen in Deutschland die Vorteile papierloser Dokumentverwaltung anerkennen, herrscht in den meisten Firmen noch immer Zettelwirtschaft. Knapp die Hälfte aller Dokumente in deutschen Unternehmen bestehen aus Papier, Tendenz leicht fallend. Klar, nicht in jeder Branche ist eine nahtlose Umstellung auf digitale Dokumentverwaltungen möglich. Für die meisten jedoch hat sie deutliche Vorteile. Dieser Artikel stellt sie vor.

Was digitale Dokumentverwaltung leisten kann

Bei der Verwendung von digitalen Dokumentverwaltungen ergeben sich für Unternehmen zwei wesentliche Vorteile: Einerseits sparen sie merklich an Material, Raum und letztendlich an Arbeitszeit. Papier muss nicht nur beschafft, bedruckt und abgeheftet, sondern oft auch händisch von A nach B getragen werden. All diese Prozesse vereinfachen sich zunehmend mit einer digitalen Struktur, wie das Beispiel elektronischer Dossiers zeigt.

Für solche Dossiers gibt es mittlerweile leistungsfähige Software, die nicht nur die gewohnte Übersichtlichkeit von Registern und Karteien simulieren kann, sondern auch Informationen für Kunden, Geschäftspartner und Ämter quasi an jedem Ort schnell zur Verfügung stellt. Bereits jetzt kommt solche Software in einigen Unternehmen zum Einsatz, in öffentlichen Ämtern geht die Umstellung auf digitale Dossiers aber bislang nur schleppend voran.

Dabei wäre es wünschenswert, wenn insbesondere der hochbürokratische und damit träge öffentliche Verwaltungsapparat sich auf zügige und flexible Lösungen konzentrieren würde. Der Grund für die schleppende Anpassungsbereitschaft liegt oft in der Organisationsstruktur der Unternehmen selbst: Einmal etablierte Prozesse werden nur ungern erneuert, weil es viel Arbeit gemacht hat, sie aufzubauen und vergleichsweise effizient nutzbar zu machen. Die Umstellung auf digitale Dokumente spart allerdings nicht nur bares Geld, sondern verhindert auch Fehler und Ausfälle.

Und was, wenn die Daten verlorengehen?

Viele Unternehmer scheuen sich vor der Umstellung auf digitale Dokumentenverwaltung, weil sie glauben, Papierdokumente wären ‚sicherer‘. Dabei ist es heutzutage deutlich wahrscheinlicher, dass ein Datenverlust durch die physische Beschädigung von Archiven droht, als dass gut gesicherte digitale Dokumente verlorengehen. Wer einer leistungsfähigen Software vertraut, kauft oft gleichzeitig auch eine Cloud-Lösung. Diese wiederum kann regelmäßig mit Backups gesichert werden. Die Daten bleiben also bestehen, selbst wenn ein ganzer Standort aufgrund unvorhergesehener Ereignisse Schaden nimmt.

Zudem erleichtern digitale Dossiers den Zugriff auch außerhalb der Geschäftszeiten. Mit den entsprechenden Berechtigungen kann jeder Mitarbeiter auch von unterwegs auf wichtige Akten zugreifen und somit beispielsweise Probleme von Kunden zeitnah lösen. Solche flexiblen und schnellen Prozessstrukturen schlagen sich letztendlich auch in der Leistungsfähigkeit des Services nieder. Nicht nur die Kunden werden dafür dankbar sein.

Oft sorgen träge Strukturen am Arbeitsplatz auch bei den Mitarbeitern für Frust, zum Beispiel, wenn sie wichtige Informationen erst mühsam anfragen oder selbst suchen müssen. Je größer ein Unternehmen, desto eher läuft es Gefahr, Strukturen nicht mehr zu überdenken – dabei würden vor allem Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und Abteilungen von einer Optimierung ihre Dokumentenverwaltung spürbar profitieren.

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