Personaleinsatzplanung: Mit ERP-Systemen Human Resources besser steuern

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Unternehmen stehen oftmals vor der schwierigen Aufgabe, alle anstehenden Projekte gleichermaßen auf ihre Mitarbeiter verteilen zu müssen. Dies ist zwingend notwendig, wenn nicht Person A überbucht werden soll, während Person B quasi Däumchen dreht. Berücksichtigt werden müssen dabei beantragte Urlaube ebenso wie plötzlich auftretende Krankheitswellen oder kurzfristige Kündigungen. Gerade die letzten beiden Punkte sind mit viel Aufwand verbunden.

Ein vernünftiges Personalmanagement ist hierbei die Lösung. Viele Unternehmen schwören mittlerweile auf sogenannte ERP-Systeme, die ihnen dabei helfen, die Personaleinsatzplanung vorzunehmen und gleichzeitig flexibel auf Veränderungen zu reagieren.

Was versteckt sich hinter dem Begriff ERP?

ERP ist die Abkürzung für den Begriff Enterprise Resource Planning. Dahinter verbirgt sich ein Programm, welches Unternehmen dabei unterstützt, alle Bereiche effektiver zu gestalten und somit langfristig zu optimieren. Im Grunde handelt es sich um eine Art All-in-One-Lösung, denn sie beinhaltet nicht nur das Personalmanagement, sondern deckt ebenfalls folgende Funktionen ab:

  • Warenwirtschaft
  • Rechnungswesen
  • Materialwirtschaft
  • Logistik
  • Vertrieb
  • Marketing
  • Ein- und Verkauf
  • CRM

Alle Daten, die innerhalb eines Unternehmens gesammelt werden, stehen in diesem System sowohl zentral als auch in Echtzeit allen Mitarbeitern zur Verfügung. In dieser Übersicht kann man sich zu diesem Thema einen ersten Eindruck verschaffen. Doch was bedeutet die Schnittstelle zur Datenerfassung genau für das Personalmanagement?

Erfolgreiche Personalplanung mit ERP

Auf einen Blick erkennen, welche Person für welche Aufgabe eingeteilt ist – das ermöglichen ERP-Systeme. Die HR-Abteilung ist demnach immer im Bilde darüber, welche Funktionen die Mitarbeiter erfüllen. Außerdem erhalten sie alle Informationen darüber, wann ein Angestellter Urlaub hat. Gerade in solchen Fällen benötigt man einen Ersatz, der die Aufgabe in der Zeit der Abwesenheit übernehmen kann. Denn nur so geraten weder Produktionen noch andere Projekte ins Stocken. Ebenso verhält es sich, wenn Personen krank werden. Dann haben Unternehmen keine Vorlaufzeit zum Planen, sie müssen stattdessen schnell reagieren können. Dank des ERP-Systems reichen wenige Klicks und Blicke in die Auflistungen, um herauszufinden, wer einspringen kann. So bleibt keine Arbeit liegen.

Doch was bedeutet das konkret?

  • 1. Anpassung an neue Situationen:

Auftragslagen verändern sich. Doch in vielen Branchen ist absehbar, in welchen Monaten die Arbeit knapp sein wird – beispielsweise im Baugewerbe oder in der Landwirtschaft. Da im ERP-System alle Informationen hinterlegt sind, wird durch entsprechende Analysen visuell dargestellt, wann ein Unternehmen neue Mitarbeiter einstellen sollte. Im Idealfall geschieht dies frühzeitig. Denn so hat man ausreichend Zeit, qualifiziertes Personal zu suchen, bevor es zu Engpässen kommt. Ebenso verhält es sich natürlich mit der Mitarbeiterreduzierung. Wenn es keine Arbeit gibt, dann müssen entsprechende Maßnahmen getroffen werden, wie beispielsweise vorübergehende Kurzarbeit oder schlimmstenfalls Kündigungen.

  • 2. Optimierung vorhandener Ressourcen:

Es bringt nichts, wenn in einem Geschäft fünf Verkäufer eingeteilt sind, die Kundenzahl dies jedoch nicht rechtfertigt. Dann ist es wichtig, das Personal flexibel zwischen den einzelnen Läden zu verteilen – immer entsprechend des Bedarfs.

  • 3. Sich der aktuellen Entwicklung anpassen:

Das Personal muss selbstverständlich auch dann angepasst werden, wenn sich eine Firma entwickelt. Wenn eine Abteilung beispielsweise neue Projekte durch einen Pitch an Land zieht, bedarf es oftmals neuer Experten. Dies können zum Beispiel Interim-Manager sein, die explizit für bestimmte Projekte an Bord geholt werden. Sobald diese erfolgreich gemeistert sind, verlassen sie das Unternehmen wieder.

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