Jahreswechsel im Büro: Das muss jetzt vorbereitet werden

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Gegen Ende des Jahres beginnt für viele Unternehmer noch einmal eine stressige Zeit: Sind auch wirklich alle Unterlagen beisammen? Was muss noch vor dem nächsten Jahr definitiv erledigt oder angeschafft werden? Und ist für den Start ins neue Jahr auch alles vorbereitet? Dieser Text zeigt, worauf geachtet werden muss.

Zum Jahreswechsel: Datum umstellen nicht vergessen, Software auf Aktualität prüfen

In den allermeisten Unternehmen spielt eine automatisierte Angabe des Datums irgendwie eine Rolle, sei es bei einer fortlaufenden Schreibung von Rechnungsnummern oder bei einem Eingangsstempel mit Datum für den Rechnungseingang. Der bevorstehende Jahreswechsel ist ein guter Anlass, solche Kommunikationsmedien und Büromittel auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Hat der Datumsstempel noch eine Einstellmöglichkeit für das kommende Jahr? Wenn nicht, sollte noch schleunigst ein neuer bestellt werden. Ist die Software fit für das neue Jahr?

Nicht selten müssen bei buchhalterischer Software oder Programmen für das Rechnungswesen zum neuen Jahr einige Anpassungen vorgenommen werden. Das kann sowohl die Jahresziffern als auch rechtliche Änderungen betreffen. Praktisch ist es, wenn sich die Software automatisch updatet – dann muss höchstens noch die Korrektheit geprüft werden. Andernfalls lohnt sich ein Blick in einschlägige Wirtschaftsmagazine. Im Prinzip vergeht kaum ein Jahr, ohne dass am Ende neue Regelsätze oder andere steuerrechtliche Besonderheiten gelten.

Vor dem Jahresende: Belege prüfen!

Eine Sache gilt zum Jahreswechsel für Kleinunternehmer genau wie für große Firmen: Am Ende eines Jahres lohnt es sich, alle nötigen Belege auf Vollständigkeit zu prüfen. Der Selbstständige tut dies für sich und seine eigene Buchhaltung, der Unternehmer mit eigener, ausgelagerter Buchhaltung muss die entsprechenden Dokumente am besten nur noch bereitstellen. Die Frist für die Abgabe der Steuererklärung kommt schneller als man denkt, und im laufenden Betrieb ist oft nicht genug Spielraum für diese oft zeitraubende Tätigkeit der Belegprüfung.

Außerdem können Unternehmer somit feststellen, ob im laufenden Steuerjahr noch Abrechnungen getätigt werden müssen, Rechnungen ausstehen oder ob vielleicht noch die ein oder andere Anschaffung im Rahmen einer Betriebskostenpauschale drin wäre. Das hat nichts mit Trickserei zu tun, sondern gehört zum unternehmerischen Alltag.

Wieso sollte man gesetzlich eingeräumte Spielräume zur Kostenanrechnung auf die Steuerlast auch verstreichen lassen? Wer seine Belege in der oftmals etwas beruhigten Zeit zum Jahresende geprüft und sortiert hat, der kann entspannt in das neue Jahr starten. Auch die Buchhaltungsabteilung wird eine solche Vorsorge freuen.

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Früjahrsputz geht auch im Winter – Digital und Analog

Sollte die Zeit um den Jahreswechsel herum – wie bei vielen Unternehmen – etwas entspannter daherkommen, ist sie gleichzeitig auch die perfekte Zeit für eine ordentliche Inventur. Sobald das neue Jahr mit neuen Aufträgen startet, bleibt dafür ohnehin oft nur noch wenig Spielraum. Insbesondere die sogenannten Tage ‚zwischen den Jahren‘ bieten sich hervorragend an, in einem hoffentlich etwas weniger geschäftigen Büro Unterlagen zu sortieren, Aktenschränke auszumisten und einen Beschaffungsplan für Büromaterial anzulegen.

Übrigens: Aufräumen lohnt sich nicht nur in der analogen Welt. Über das Jahr sammeln sich auf auf Festplatten und Servern so einige Daten an, die im hektischen Alltag oft unsortiert abgelegt werden. Vieles wird darüber hinaus auch gar nicht mehr gebraucht und nimmt nur unnötig Speicherplatz weg. Schlimmstenfalls verlangsamen allzu viele Daten sogar den Betrieb, insbesondere wenn es sich um größere Datenbanken handelt, die beim Einsatz entsprechender Software jedes Mal aufs Neue geladen werden müssen.

Leider kommt die digitale Hygiene oft zu kurz, weswegen insbesondere Unternehmen, bei denen es am Rechner schnell gehen muss, nicht selten mit völlig überlasteten und daher langsamen Rechnern zu tun haben. Dagegen hilft eine regelmäßige Bereinigung der Altlasten. Wenn man einmal alles Unnötige wegsortiert hat, kann man das verschlankte Archiv am besten auch gleich zur Datensicherung nutzen. Noch schlimmer als eine langsame digitale Arbeitsumgebung ist nämlich nur eine, die gar nicht mehr funktioniert.

Zwar ist ein jährliches Backup bei wichtigen Daten deutlich zu wenig, aber immerhin besser als nichts. Wer zum Jahreswechsel ein wenig mehr Zeit als üblich genießt, sollte einer Datensicherung oberste Priorität einräumen. Langfristig kann die Zeit auch genutzt werden, einen regelmäßigen Backup-Plan zu erstellen, der das ganze Jahr über feste Termine zur Datensicherung festlegt. So können einfach und schnell Katastrophen vermieden werden, insbesondere wenn – wie so häufig – von den Daten die Funktionalität des gesamten Unternehmens abhängt.

Bitte auch die Kollegen nicht vergessen

Eine Sache geht bei all den Umstellungen, Prüfungen und Entrümpelungen oft verloren: die Kollegen! Jeder Mitarbeiter freut sich gerade in der Weihnachtszeit oder zum neuen Jahr über einen kurzen Gruß, sei es per Mail oder klassisch auf einer Postkarte. Auch das lässt sich bequem in den Wochen vor Silvester vorbereiten und beschert den lieben Kollegen mit Sicherheit eine erfreuliche Überraschung.

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