Firmenumzug – Tipps zur Planung und Realisierung

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Wenn nicht nur ein Privathaushalt sondern gleich ein ganzes Unternehmen umzieht, müssen viele Dinge koordiniert werden. Unterstützung bei einem Umzug ist auf jeden Fall ratsam – ohne ein auf Firmenumzüge spezialisiertes Umzugsunternehmen wird das Mammutprojekt schnell mehr als nur schweißtreibend. Die folgenden Punkte sollen dabei helfen, die notwendigen Vorbereitungen für einen gelungenen Firmenumzug im Auge zu behalten.

1. Planung: Ein günstiger Zeitpunkt

Für viele Unternehmen dürfte ein Firmenumzug vor allem zeitkritisch sein. Nur selten gibt es noch Unternehmen, die sich den Luxus gönnen, an einem oder gar zwei Wochenendtagen komplett ohne arbeitendes Personal auszukommen. Der Umzug muss also am besten innerhalb eines Tages oder etappenweise erfolgen. Hierzu fertigen Umzugsunternehmen, die auf Firmenumzüge spezialisiert sind, im Vorfeld einen umfangreichen Plan an, zu dem auch ein (meist gestaffelter) Zeitplan gehört.

Sollten bestimmte Arbeitsplätze bis zum Umzugstag noch unbedingt besetzt sein müssen, werden diese als letztes in den Plan aufgenommen und können meist nahtlos an den neuen Standort umsiedeln. Für denjenigen, der den Firmenumzug zu verantworten hat, lohnt es sich, sehr zeitig mit diesen Planungen zu beginnen. Dann können auch alle Mitarbeiter rechtzeitig über den Termin informiert werden.

2. Inventarisierung: Damit nichts verschwinden kann

Ein Segen und ein Fluch von Firmenumzügen zugleich ist die Inventarisierung. Segen einerseits, da in den meisten Büro – anders als bei Privatumzügen – sehr viel einheitliches Material vorhanden ist, dass lediglich gezählt werden muss. Ein Fluch ist es andererseits, weil die Aufnahme aller materiellen Güter in eine penibel geführte Liste ebenfalls viel Zeit in Anspruch nehmen kann.

Ein professionelles Umzugsunternehmen übernimmt diesen Schritt meistens gleich mit. Nicht selten nutzen Unternehmen eine Inventarisierung, um altes Material gleich auszusortieren und einen neuen Beschaffungsplan aufzustellen. Viele Umzugsunternehmen wissen das – und bieten deswegen meist einen Entsorgungsservice für Büromöbel, Elektroschrott und anderen Sperrmüll an.

3. Aufbau: Wo soll was stehen?

Zusammen mit dem Umzugsunternehmen kann der Auftraggeber zusätzlich einen genauen Aufbauplan für den neuen Standort konzipieren. Das geht so weit, dass für jedes einzelne Büro genaue Grundrisse angefertigt werden. Dazu macht das Umzugsunternehmen bereits im Vorfeld des Firmenumzugs eine Begehung des Standorts, um sich einen Überblick über die Räumlichkeiten zu verschaffen.

Anschließend muss nur noch mitgeteilt werden, wo welche Abteilung mit welcher Ausstattung untergebracht werden soll. Dieser Punkt ist besonders wichtig, damit am ersten Arbeitstag nach dem Umzug alles reibungslos verläuft.

Fazit: Selbermachen kann teuer werden!

Natürlich ist ein Firmenumzug schon ohne eventuelle Ausfallzeiten ein Kostenfaktor. Deswegen sollte man aber nicht auf die Idee kommen, Teile des Umzugs selber zu übernehmen oder sogar die Mitarbeiter miteinzuspannen. Professionelle Umzugsunternehmen sind auf alle Eventualitäten eingestellt und außerdem gegen alle Schäden – gesundheitliche oder materielle – versichert.

Möglichst viele Umzugstätigkeiten auszulagern ist also eine gute Idee, die mit höherer Wahrscheinlichkeit Kosten einspart anstatt solche zu verursachen.

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