Firmenumzug – Planen, kalkulieren, zügig weiter arbeiten

0

Die Verlagerung eines Unternehmens ist eine logistische Herausforderung. Deshalb muss frühzeitig mit der Planung begonnen werden. Eine Checkliste und Umzugsprofis helfen dabei, möglichst ohne Beeinträchtigungen des laufenden Geschäftsbetriebs zum künftigen Firmenstandort zu gelangen.

Checkliste für den Firmenumzug

Je nach Firmengröße sollte sofort nach Bekanntwerden der Umzugspläne der Firmenumzug zum Projekt erklärt werden. Am Anfang der Planung steht für die damit beauftragten Mitarbeiter die Checkliste:

  • Neuen Mietvertrag abschließen, Kündigungsfristen für den jetzigen Mietvertrag prüfen und Kündigung verfassen
  • Infobriefe an alle Mitarbeiter ausgeben
  • Rundschreiben an Geschäftspartner und Kunden mit eventuellen Ausfallzeiten sowie neuen Kontaktdaten (Telefon, Fax, E-Mail, Besucheranschrift)
  • Infoschreiben an Behörden (Finanzamt, Gewerbeamt, IHK, Arbeitsagentur, Berufsgenossenschaft usw., Versicherungen, Anwälte, Steuerberater
  • Änderungsmitteilungen für Einträge an Handelsregister, Gelbe Seiten, Telefonbuch usw.
  • Spedition für den Firmenumzug finden, zum Beispiel Umzug – schlingloff-euromovers.de
  • Renovierung und Reinigung am neuen Firmensitz als Auftrag an Handwerker und Installationsfirmen vergeben
  • Renovierungsarbeiten am jetzigen Standort zeitlich möglichst ohne Störung des Geschäftsbetriebs beauftragen
  • Termin mit dem Energieversorger zum Ablesen der Zählerstände festlegen
  • Versicherungsschutz überprüfen, Änderungsmitteilung an die Versicherer, eventuell Verträge anpassen
  • Umzugsplan erstellen und Mitarbeiter oder externe Umzugshelfer mit dem Packen beauftragen

Zeitplan für die einzelnen Schritte beim Firmenumzug

Um den Geschäftsbetrieb trotz Umzugsvorbereitungen höchstens geringfügig zu beeinträchtigen, sollte ab Planungsbeginn die Checkliste zeitlich eingeteilt werden:

Bis spätestens einen Monat vor dem Umzug

Neue Büroräume werden am besten mit den Mitarbeitern geplant. Dies gelingt gut mit einem konkreten Einrichtungsplan. Mit der Spedition werden Verpackungsmaterialien und Transportmittel abgesprochen. Für den Umzugstag müssen mobile Halteverbotskennzeichnungen organisiert werden. Die Breite von Fahrstühlen, Treppen und Türen wird für reibungsloses Abtransportieren exakt gemessen und mit den Möbeln verglichen.

Eine Inventarliste hilft beim Trennen nötiger Umzugsgegenstände und beim Festlegen, was fachgerecht vernichtet/entsorgt wird. Bereits jetzt wird auch ein Nachsendeauftrag für Abopost und Briefpost bei der Post gestellt.

Bis spätestens zwei Wochen vor dem Firmenumzug

Die Termine mit Spedition, Handwerkern und Umzugshelfern werden nochmals abgestimmt. Der Vermieter wird für die Abrechnung der Heizkosten und das Erstellen eines Übergabeprotokolls einschließlich Schlüsselübergabe kontaktiert. Möbel werden etikettiert, für den Transport empfindlicher Gegenstände und Böden geeignete Abdeckungen angeschafft.

Bis spätestens eine Woche vor dem Umzugstag

Neue und alte Nachbarn erfahren vom Umzug. Der Zustand der neuen und alten Räume wird geprüft und dokumentiert. Am Tag vor dem Umzug werden die wichtigsten Unterlagen bereits extra verstaut, am besten schon in die neuen Firmenräume gebracht.

Der Umzugstag

Es wird nach Checkliste transportiert. Der Raumzustand und eventuelle Vorschäden an Treppenhäusern und Räumen werden mit Fotos dokumentiert. Am Tagesende kann mit dieser Organisation die Einweihungsfeier für den neuen Firmensitz geplant und/oder mit konkretem Termin angekündigt werden.

Fazit

Gute Planung ist auch beim Firmenumzug die halbe Miete. Am besten gelingt dieser Umzug als Projekt. Soweit möglich, findet der Umzug außerhalb der Geschäftszeiten (zum Beispiel am Wochenende) statt.

 

About Author