Digitalisierung – Benötigen mittelständische Unternehmen digitale Lösungen?

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Die Digitalisierung unserer Arbeitswelt schreitet rasend schnell voran. Auch viele mittelständische Unternehmer sehen sich nun wachsenden Herausforderungen durch Konkurrenzdruck ausgesetzt und wollen ihren Betrieb fit für das digitale Zeitalter machen. Aber wie gelingt das am besten – und brauchen auch mittelständische Unternehmen bereits das volle Programm?

Kosten- und Nutzenverhältnis der Digitalisierung

Die entscheidende Frage, die sich bei der Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen stellt, ist die Frage nach dem Kosten-/Nutzenverhältnis. Digitale Angebote versprechen in erster Linie eine Zeitersparnis, oft ermöglichen sie auch den Verzicht auf Materialien. Die Umstellung auf Digitallösungen beansprucht aber ihrerseits Zeit und Geld. Aus diesem Grund ist es für mittelständische Unternehmer ratsam, vor der Umstellung einen genauen Plan aufzustellen, der die wichtigsten Fragen grob beantwortet.

Soll beispielsweise in erster Linie der bürokratische Aufwand digitalisiert werden, muss sich der Unternehmer fragen, wie viel Zeit und Material er pro Woche, pro Monat oder pro Jahr aufwendet, um Dokumentenarbeit zu erledigen. Wie viel Platz wird für Büromaterial aufgewendet? Wie lange dauert das Archivieren, beispielsweise von Kundendaten oder Rechnungen? Wie lange benötigt man, um ein solches Dokument im Einzelfall wiederzufinden?

Sobald der Unternehmer eine grobe Vorstellung davon hat, wie groß die Ausgaben fürs (noch) Nicht-Digitale sind, kann er eine Digitalisierung dieser Prozesse erwägen. Die Kosten, die dabei beispielsweise für eine Cloud-Lösung aufkommen, lassen sich somit ins Verhältnis setzen. Digitalisierung im Jahr 2018 meint aber längst nicht nur das langfristige Ersetzen von Papier – die Umstellung kann auch weitreichende, sicherheitstechnische Verbesserungen ermöglichen.

Sind meine Daten sicher?

Wenngleich beim Stichwort „Digitalisierung“ nicht selten Bedenken bezüglich der Datensicherheit geäußert werden, kann insbesondere das Umstellen auf Cloud-Lösungen auch hier entscheidende Vorteile bieten. Eine digitale Infrastruktur ermöglicht relativ leicht, was analog oft nur mit großem Aufwand zu erreichen, aber in vielen Unternehmen gewünscht ist: Ein nach Hierarchie und Zuständigkeit geordneter Zugriff auf verschiedene Dokumente und Daten.

In vergangenen Tagen wurde diese meist gelöst, indem die für eine Abteilung relevanten Dokumente in lokaler Reichweite dieser Abteilung gelagert wurden. Wollte jemand von einem fremden Zuständigkeitsbereich darauf zugreifen, musste er den Zugriff erfragen. Digitale Infrastrukturen bieten hier flexible Lösungen. Zugriffsberechtigungen auf einzelne Dateien oder ganze Datenbestände lassen sich individuell und zeitlich begrenzt anpassen.

Ein Mitarbeiter braucht ausnahmsweise Zugriff auf ein Dokument aus einem normalerweise geschütztem Bereich? Kein Problem: Das einzelne Dokument lässt sich im System herauslösen und beispielsweise mit einem einmaligen Zugriffspasswort versehen. Das funktioniert zur Not auch von unterwegs, sodass Mitarbeiter nicht vor verschlossenen Schränken stehen, wenn die Personen mit den entsprechenden Befugnissen gerade nicht zu erreichen sind.

Konflikte durch ungeklärte Zuständigkeiten oder Ausnahmesituationen lassen sich auf diese Weise vermeiden. Zudem sind die in der Cloud gespeicherten Daten in aller Regel auch sicherer vor einem externen Zugriff als jeder Aktenschrank.

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