HR-News: Die NZZ-Mediengruppe führt die digitale Personalakte ein

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Die NZZ-Mediengruppe entschied sich für die HR Software IQAkte Personal von IQDoQ, um damit ihre Personalakten zu digitalisieren. Anlass für eines der größten Medienunternehmen der Schweiz waren die Reparaturkosten für ein 20 Jahre altes Paternoster, in dem rund 750 Personalakten archiviert waren. Anstatt weiter in die Einlagerungen von Papier zu investieren, entschieden sich die Verantwortlichen – allen voran der zuständige HR-Modulkoordinator Manfred Pitzl – für die Umstellung auf eine Softwarelösung.

Startklar in nur 5 Tagen

IQDoQ wirbt mit dem Einführungsmodell „5Days2Go“, das den HR-Modulkoordinator überzeugte. „Erst haben wir das für einen Marketing-Gag gehalten, aber bei uns hat es tatsächlich funktioniert: In insgesamt nur fünf Tagen waren unsere Anforderungen aufgenommen, zusammen mit der IT der Server eingerichtet, die Software fertig angepasst und sogar die Mitarbeiterschulung abgeschlossen. Dabei haben wir uns sehr gut betreut gefühlt.“

Zugleich nutzte die Mediengruppe den Digitalisierungsprozess, um die inhaltliche Qualität der Akten zu verbessern. Durch die intensive Vorarbeit konnten nicht mehr benötigte Unterlagen ausgemustert und auch doppelte Vertragskopien aussortiert werden. Anschließend wurden die Akten von extra angelernten Aushilfskräften eingescannt.

Installation der HR-Software

Die größte Herausforderung bei der Einführung der digitalen Personalakte war, dass keine Akte vergessen wurde. Personalakten befinden sich in der Praxis häufig im Umlauf, weshalb kein Überblick über die Vollständigkeit möglich ist. Aus diesem Grund wurde zur Kontrolle die Personalliste ausgedruckt und jede eingescannte Akte vermerkt. Ein weiteres Problem stellte das teilweise dünne Durchschlagpapier beim Einscannen dar, das noch aus der Schreibmaschinenzeit stammte. Doch diese Dokumente waren glücklicherweise sehr selten.

Zukünftig werden bei der NZZ-Mediengruppe eingehende Dokumente sofort eingescannt und dann elektronisch weiterverarbeitet. Anschließend werden die Originale einen Monat aufbewahrt und danach vernichtet. Ausgehende Dokumente werden im Vergleich dazu sofort elektronisch in der Personalakte archiviert.

Vorteile der digitalen Personalakte:

  • Platzgewinn und keine Archivierungsprobleme mehr
  • Bessere Verfügbarkeit der Personalakte und Zugriff von jedem Ort
  • Es kann keine Akte mehr verloren gehen
  • Zusammenarbeit ist einfacher geworden
  • Dokumente können schnell & einfach über Volltextsuche gefunden werden
  • Klare Regeln für die Zugangsberechtigung
  • Automatischer Abgleich mit SAP zur stetigen Aktualisierung
  • Einfache Recherchemöglichkeiten

Auch der Datenschutz wird in der IQAkte Personal großgeschrieben. So gibt es ein ausgereiftes Rollen- und Rechtekonzept, das die Zugangsberechtigung definiert. Beispielsweise hat jeder HR-Manger bei der NZZ-Mediengruppe Zugriff auf alle Akten am jeweiligen Standort, während ein HR-Advisor keine Akten von Führungskräften einsehen kann.

Zudem besteht die Möglichkeit, Zugriffsrechte mit automatischem Verfallsdatum zu erteilen. Davon will man in Zukunft noch stärker Gebrauch machen und Mitarbeitenden und Managern per Self-Service-Portal Zugriff auf die eigenen Akten respektive auf diejenigen der eigenen Organisationseinheit geben.

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