Datensicherheit und Due-Diligence – Datenräume als Absicherung für Unternehmen

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Datenräume sind die wohl sicherste Möglichkeit für Unternehmen, ihre internen Dokumente sicher elektronisch aufzubewahren. Früher waren solche Datenräume noch physisch, es handelte sich also schlicht um abgeschlossene Räume für diverse Unterlagen. Heutzutage werden Datenräume überwiegend elektronisch eingerichtet und von externen Anbietern angeboten und verwaltet.

Datenräume für die Due-Diligence-Prüfung

Von besonderer Bedeutung sind Datenräume beim Unternehmensverkauf. Für die sogenannte Due-Diligence-Prüfung stellen die ehemaligen Eigentümer beim Verkauf eine große Anzahl an Daten und Unterlagen zur Verfügung. Üblicherweise nimmt der Verkäufer dann eine Analyse der zur Verfügung gestellten Daten vor. Einen daraus resultierenden Datenraumbericht erstellt er entweder selbst oder lässt diesen extern erstellen.

In solch einem Bericht werden dem Käufer potentielle Stärken und Schwächen des zu kaufenden Unternehmens aufgelistet. Ohne Datenraum kommt heute kein seriöser Verkauf mehr zustande. Weil die Datenraume extrem sensible Informationen, u.a. Geschäftsgeheimnisse, beinhalten können, ist es von herausragender Wichtigkeit, dass diese Räume so sicher wie möglich aufgebaut sind. Deswegen kann ein extern zur Verfügung gestellter Datenraum Due Diligence Prüfungen enorm vereinfachen.

Worauf sollte bei einem Datenraum geachtet werden?

Bei der Lagerung der Daten geht Sicherheit absolut vor. Das fängt schon bei der Auswahl des Dienstleisters an. Aus steuerlichen und rechtlichen Gründen werden externe Speichermedien oft ins Ausland verlagert. Das reduziert allerdings auch die Kontrolle, die der Kunde über die Verwaltung seiner Daten hat. Für Due Diligence empfiehlt es sich deswegen, einen Dienstleister aus Deutschland in Betracht zu ziehen. Darüber hinaus müssen Datenräume den sensiblen Spagat zwischen einfachem Zugriff und absoluter Sicherheit bewerkstelligen.

Dazu gehört eine ausreichende Verschlüsselung aber auch eine einfach zu bedienende Oberfläche, die problemlos von Außen angesteuert werden kann. Heutzutage werden solche Oberflächen meist verschlüsselt über den Browser aufgerufen und benötigen keine Installation von Software. Sicher sind sie trotzdem, zumindest soweit der Eigentümer in der Lage ist, ein entsprechend sicheres Passwort dafür zu verwenden.

Für wen sind Datenräume relevant?

Im Zuge eines Unternehmensverkaufs sind Datenräume im Prinzip für jeden Unternehmer relevant. Es gibt aber auch darüber hinaus Berufsgruppen, die aus unterschiedlichen Gründen von der Sicherheit eines Datenraumes profitieren können. Dazu gehören vor allem Berufsgeheimnisträger, die in ihrer regulären Arbeit mit empfindlichen, oft personenbezogenen Daten zu tun haben. Diverse Beratertätigkeiten gehören hier genau so dazu wie beispielsweise Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte oder auch Architekten.

Sie können Datenräume dafür nutzen, ihre elektronischen Akten sicher zu lagern und somit effektiv vor einem Zugriff Fremder zu schützen – auch im physischen Sinne. Oft sind Unternehmer dazu gezwungen, den Standort ihres Unternehmens kenntlich zu machen. Damit laufen sie auch Gefahr, Angreifern eine Information zu geben, die diese für einen geplanten Datendiebstahl missbrauchen können. Bei einer externen Lagerung der Daten ist das deutlich schwieriger.

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