Technische Lösungen im Prozessmanagement vereinfachen einen Teil der Verwaltungsabläufe in kleinen und großen Organisationen. Sie helfen, einen Teil der Verwaltungsroutine zu automatisieren. Weiterhin bleibt es allerdings von der guten Zusammenarbeit der verantwortlichen Menschen abhängig, wie sinnvoll BPM (Business Process Management) Kosten reduziert und Abläufe effizienter im Hinblick auf die Kundenorientierung gestaltet.
Wo BPM technische Unterstützung bietet
Große Konzerne und Unternehmen mit vielen Mitarbeitern können umso besser an der Wertschöpfung arbeiten, je besser operative Aktivitäten mit strategischen Unternehmenszielen im Einklang sind. Der Unternehmenswert (Business aus dem Begriff BPM) lässt sich mit der entsprechenden BPM Software besser darstellen. Der zweite Begriff (Process) beschreibt strukturierte Aktivitäten.
Diese haben das Ziel, alle Verwaltungsabläufe effektiv auf die Unternehmensanforderungen abzustimmen. So werden Prozesse selbst in komplexen Organisationen transparenter, flexibel und kostengünstig. Im Zusammenhang mit BPM beschreibt der dritte Begriff (Management) Benutzerschnittstellen, über die Entscheidungsträger der Prozesse die Steuerung und Prozessentwicklung den Unternehmenszielen weiterhin menschlich durch eigenes Handeln anpassen können.
BPM als stets unternehmenseigener Kreislauf mehrerer Optimierungsphasen
Wer die Tools des Business Process Management optimal nutzen möchte, muss zunächst festlegen, was genau durch die technische Optimierung im Unternehmen verbessert wird. Für diese zyklische Abfolge eignen sich diese folgenden Fragen in jeder Praxis gut:
- Modellierung – welche Prozesse sollen für die Unternehmensziele optimiert werden? Nur durch konkrete Auswahl kann BPM mit bester Effizienz in die Automatisierung von Unternehmensprozessen integriert werden.
- Implementierung – welche umgesetzten Geschäftsprozesse sollen wie veröffentlicht und automatisiert werden? In dieser Phase wird unter anderem die Art des Einfügens von BPM in die bereits vorhandene Prozesslandschaft festgelegt.
- Monitoring – Wer (auch Teams) ist für die Überwachung und Visualisierung der Prozesssteuerung verantwortlich? Die festgelegten Verantwortlichen tragen durch ihre stete Kontrolle dazu bei, BPM Fehler rasch zu erkennen, zu beheben und durch bessere Lösungen im Bedarfsfall auszutauschen.
- Analyse – Wo besteht entsprechend der bisher erstellten Zyklen Veränderungs- oder Erweiterungsbedarf? Anfangs hat jeder BPM automatisierte Optimierungsprozess Schwachstellen. Diese müssen im steten Ist-Soll-Vergleich gefunden werden.
- Optimierung – Wie lassen sich Teile des BPM Zyklus noch besser optimieren? Langfristig bestimmen unternehmensspezifische Parameter, ob Kosten tatsächlich gespart und vorhandene Ressourcen optimal genutzt werden. Teilaufgaben können hinzugefügt, Prozessschritte wieder entfernt werden, bis die ideale BPM Lösung für die konkrete Unternehmenssituation gefunden ist.
In diesen Teilbereichen leistet BPM bereits wertvolle Arbeit
Trotz der massiv zunehmenden Digitalisierung von Unternehmensprozessen bleibt der Mensch die größte Schwachstelle bei der Effizienz solcher Abläufe. Sobald ihn technische Hilfe (also BPM) von vielen Routinetätigkeiten entlastet, verändert sich dies positiv. Denn durch Teilautomatisierung werden alle Arbeiten beschleunigt und vereinheitlicht, die keine konkrete menschliche Entscheidung hier und jetzt erfordern.
Dennoch ist für das Funktionieren der Automatisierung mit BPM gründliche Vorarbeit und jederzeitige menschliche Kontrolle nötig. Obwohl die bisher wertvollen „Knowledge Worker“ durch ihre Kompetenz analogen Prozessen überlegen sind, werden sie durch automatisierte Teilprozesse entlastet.
Fazit
Business Process Management entlastet Unternehmen mindestens teilweise von routinemäßigen Verwaltungsabläufen. Durch technische Unterstützung kann besser auf die Unternehmensziele hingearbeitet und der eingetretene Erfolg kontrolliert werden. Wie effizient die Optimierung gelingt, bestimmen weiterhin gute Vorbereitung und sinnvolle Einbindung in sonstige Abläufe.
