Betriebsfeier richtig planen – Worauf sollte man achten?

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Eine Betriebsfeier zu organisieren, kann zur echten Herausforderung werden. Schließlich hat man es hier nicht mit Freunden und/oder Bekannten zu tun, die einem ein schlechtes Management einfach so verzeihen. Außerdem müssen auch ständig die Kosten im Blick behalten werden. Ist die Party zu opulent, werden die Kollegen misstrauisch. Ist sie zu sparsam, wirkt man wie ein Geizhals und ein Spielverderber. Dieser Artikel zeigt, wie ein optimaler Mittelweg funktionieren kann.

Die richtige Location finden

Auf keinen Fall sollte man bei einer Betriebsfeier darauf ausweichen, wichtige Serviceleistungen aufgrund eines knappen Budgets selbst zu übernehmen oder die Kollegen übernehmen zu lassen. Damit ist es fast vorprogrammiert, dass etwas schief geht oder die gesamte Veranstaltung amateurhaft wirkt. Gerade beim Essen und beim Trinken muss professionelles Personal her. Ein Geheimtipp für den Sommer: Grill Catering lässt sich auch hervorragend im Freien organisieren. Außerdem verliert das Grillen auch seinen recht einfachen Charakter, wenn echte Profis am Werk sind. Grillgut aus dem Smoker ist beispielsweise eine echte Delikatesse. Die Kollegen werden es lieben!

Wer lieber im geschlossenen Raum feiern will, sollte sowohl fürs Essen als auch für die abendliche Versorgung mit Getränken genügend Personal bereitstellen. Bei über 100 Gästen wird es schnell unübersichtlich. Eine Faustregel aus der Gastronomie lautet: Pro Kellner sollten nicht mehr als 20 Gäste zu bewirten sein. Hier zeigt sich auch schon, warum für eine solche Betriebsfeier nicht aus Kostengründen auf Aushilfen aus dem eigenen Haus zurückgegriffen werden sollte.

Eine ungelernte Person kann mit hoher Wahrscheinlichkeit keine 20 Gäste zufriedenstellend bewirtschaften. Das schaffen nur Profis. Und wenn diese in der richtigen Anzahl vorhanden sind, kommt es auch nicht zu Engpässen und/oder langen Schlagen vor dem Tresen.

Die richtige Planung einer Betriebsfeier

Grundvoraussetzung für jede gelungene Feier ist daher immer eine möglichst genaue Schätzung der Gäste. Deswegen empfiehlt es sich, schon lange vor dem Termin der Feier Einladungen zu verschicken. Am Besten ist es, wenn die Gäste auf der Karte vermerken können, ob und wie viele Begleitungen sie mitbringen möchten. Achtung: Wer dieses Feld schlicht frei lässt, riskiert im Extremfall eine große Anzahl Gäste, die nicht zum Haus gehören. Besser ist es, zwei Möglichkeiten zur Auswahl zu geben: „Ich komme mit“, oder „Ich komme ohne Begleitung“.

Damit ist klar: Es können maximal doppelt so viele Menschen auf der Gästeliste stehen, wie Einladungen verschickt wurden. Im Realfall ist es natürlich meist deutlich weniger, insbesondere wenn beispielsweise wegen Krankheit kurzfristig noch Absagen eintrudeln. Als Planungsgröße ist dieser Wert aber nützlich. Damit kann man seinen Bedarf an Ressourcen und Personal schon abschätzen, bevor überhaupt von allen Eingeladenen zu- oder abgesagt wurde.

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