Bedeutung des Dokumentenmanagements bei der Digitalisierung in Unternehmen

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Elektronische Dokumente besitzen in der heutigen Zeit juristisch und finanziell den gleichen Stellenwert wie vorher ausgedruckte Unterlagen. Dementsprechend hoch sind die Anforderungen an Software, mit deren Hilfe diese Dokumente verwaltet, archiviert und wiedergefunden werden. Allerdings gelingt ein solch komplexes Management nur in Verbindung mit geeigneter Hardware.

Anforderungen an Dokumentenmanagementsysteme

Die Gesetzgeber haben sich der Digitalisierung in Unternehmen mit neuen bzw. neu formulierten Paragraphen angepasst. So stehen in den §§ 238 – 241 und 257 – 261 HGB (Handelsgesetzbuch) ausdrückliche Anweisungen, wie elektronische Buchführung über das Dokumentenmanagement ablaufen soll. Unter anderem zur Archivierung, für Aufbewahrungsfristen und zur Vorlage von elektronischen Dokumenten gelten die Vorschriften der §§ 140 – 148 AO (Abgabenordnung).

Besonders wichtig ist bei Einhaltung solcher Bestimmungen die Revisionssicherheit. Das bedeutet, dass archivierte Dateien unverändert und manipulationssicher aufbewahrt werden müssen. Diese Anforderungen muss das Dokumentenmanagementsystem für sechs bis zehn Jahre Archivierungsfrist erfüllen. Auch darf es beim Wiederfinden und der Reproduktion von Dokumenten keine Verzögerungen geben.

Software und Hardware müssen laut den Paragraphen eine „zeitnahe“ Bearbeitung und Vorlage ermöglichen. Generell werden Dokumente im digitalisierten Unternehmen nicht mehr nur von einem Mitarbeiter bearbeitet. Dementsprechend müssen Versionen verschiedener Bearbeiter ebenfalls elektronisch dokumentiert und in der neuesten Version zusammengeführt werden.

Über die Bü-tec Büromaschinen Handels GmbH

Der Spezialist für Dokumentenprozesse und Bürotechnik hat seit 1996 seinen Stammsitz in Wiesbaden und einen weiteren Standort in Koblenz. Von hier wird die Bürotechnik für kleine bis große Unternehmen geplant, installiert und gewartet. Zum Service gehört darüber hinaus die Implementierung von unternehmensspezifischen Lösungen für eine noch bessere Optimierung von Workflows.

Vertrieben werden von bü-tec Kopierer und Drucker, Multifunktionsgeräte, Dokumentenverwaltung und Rechnungsprozesse. Für Meetings und Geschäftstreffen steht außerdem neueste Präsentations- und Konferenztechnik zur Verfügung. Um IT-Lösungen stets auf dem neuesten Entwicklungsstand anzubieten, ist bü-tec seit 2009 Mitglied in der Compass Gruppe.

Hier haben sich derzeit 39 mittelständische Unternehmen zusammengeschlossen. Damit stehen für Kundenlösungen IT-Systemspezialisten für Support, Implementierung, IT-Consulting und Projektmanagement zur Verfügung.

So verbessert Dokumentenmanagement Betriebsprozesse

Bei allen Vorschriften und Anforderungen erleichtern Dokumentenmanagementsysteme den Workflow selbst in großen Konzernen. Durch interne Vernetzung und Zugriffshierarchien kann die Bearbeitung zwischen den Mitarbeitern verteilt und die Fehlerquote bei Eingaben und Ablagen deutlich reduziert werden. Große Behörden, kleine Kanzleien, Industriebetriebe und selbst Handwerker profitieren von den digitalen Lösungen.

Es entstehen viel kürzere Durchlaufzeiten. Die indexierten und vollständigen Informationen lassen sich im elektronischen Archiv leichter wiederfinden, sei dies bei amtlichen Dokumenten, kaufmännischen Berichten oder juristischen Vertragsversionen.

Jeder IT-Mitarbeiter, unabhängig von seinen Vorkenntnissen mit dem System, kann sofort am aktuellen Stand des Dokumentenmanagements einsteigen und ohne Zeitverlust dort weiterarbeiten. Auch damit wird die elektronische Verwaltung von Unterlagen dem Wettbewerbsanspruch auf immer schnellere Betriebsprozesse gerecht.

Fazit

Dokumentenmanagement erleichtert in kleinen oder großen Unternehmen immer mehr Betriebsprozesse. Mit moderner Hardware und firmenbezogenen Softwarelösungen verändern sich Archivierungsvorgaben, aber auch die Geschwindigkeit zur Bearbeitung von Dokumenten. Datenverluste oder fehlerhafte Dokumentenversionen lassen sich künftig revisionssicher ausschließen.

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