Spesensatz für Freiberufler – Steuerrecht, Wissenswertes & Co.

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Der Begriff „Spesen“ stammt aus dem Italienischen und bedeutet so viel wie „Nebenausgaben“. Die Spesen eines Freiberuflers sind solche Kosten, die ihm während der Ausführung seiner beruflichen Arbeit entstehen. Dabei grenzt man im Rechnungswesen solche Beträge in der Regel vom Wareneinkauf und dem Betriebsbedarf ab. Reisekosten, Übernachtungsgelder und der Verpflegungsmehraufwand zählen zu den typischen Spesen.

Freiberufler: Erstattung von Spesen vom Auftraggeber möglich

In Deutschland ist der Umgang mit Spesen unterschiedlich geregelt. In einigen Branchen ist es durchaus üblich, Spesen gesondert von der Dienstleistung direkt mit dem Auftraggeber abzurechnen. Oft vereinbaren beide Parteien vertraglich einen Rahmen für den Spesensatz, der pro Tag höchstens erstattet wird. Eine Berücksichtigung bei der Einkommenssteuer des Freiberuflers ist dann nicht mehr möglich.

Den Fiskus an den Spesen beteiligen

Kosten, die den Freiberuflern durch die Ausübung ihrer Tätigkeit entstehen, sind Betriebsausgaben. Sie mindern seine Einnahmen und damit auch die Einkommenssteuer. Entsprechende Belege sind aufzubewahren. Doch Vorsicht, Spesen dürfen nur in angemessener Höhe anfallen – hier gilt das Prinzip der Wirtschaftlichkeit. Reist etwa ein Berater mit dem Hubschrauber zu seinem Mandanten, obwohl der Leistungsort mit dem PKW oder der Bahn gut erreichbar ist, so werden diese Kosten kaum anerkannt. Die Grenzen für die Spesenhöhe setzt das Finanzamt unter anderem mit seinen Pauschalen für Reise- und Übernachtungskosten fest.

Die Fahrtkosten

Im Rahmen der Abrechnung von Reisekosten werden alle gezahlten Preise für Fahrkarten erstattet. Dazu zählen Bahnkarten, Bustickets, Flugpreise, Karten für Fähren und Taxiquittungen, aber auch die sogenannten Nebenkosten wie Park- und Mautgebühren. Nutzt der Freiberufler seinen privaten PKW für die Anreise, so kann er einen Satz von 0,30 € je gefahrenem Kilometer geltend machen.

Befindet sich das Fahrzeug im Betriebsvermögen und wird nur beruflich genutzt, so sind alle tatsächlichen Kosten absetzbar (Treibstoff, Versicherung, Steuer, Reparaturen und sonstiger Aufwand). Häufig unterstellt das Finanzamt jedoch, dass auch private Fahrten unternommen werden. Dann muss dieser Aufwand herausgerechnet werden (Fahrtenbuch führen oder 1%-Regelung nutzen).

Die Übernachtungskosten

Angemessene Zahlungen für ein Hotelzimmer, eine Unterkunft in einer Pension oder in einer Jugendherberge können in tatsächlicher Höhe als Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Kann kein Beleg für die Ausgaben vorgelegt werden, so gilt die von der Finanzbehörde festgesetzte Übernachtungspauschale. In Deutschland beträgt sie aktuell 20 Euro. Für das Ausland gibt es andere Pauschalen.

Die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand

Durch beruflich bedingte Reisen erhöhen sich die Kosten für die eigene Verpflegung – hier ist der Freiberufler auf Restaurants angewiesen. Durch diese Pauschale beteiligt sich das Finanzamt an diesen Ausgaben. Ihre Höhe richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit von der Wohnung. Ist der Freiberufler 24 Stunden außer Haus, so sind 24 Euro absetzbar. Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden dürfen 12 Euro berücksichtigt werden.

Dieser Satz gilt auch für An- und Abreisetage, auch wenn die 8 Stunden nicht eingehalten werden. Die genannten Beträge sind nur für Reisen in Deutschland anwendbar, für Fahrten ins Ausland gelten gesonderte Pauschsätze. Sind die Kosten für das Frühstück bereits in der Hotelübernachtung enthalten, wird die Verpflegungspauschale um den Betrag von 4,80 Euro gemindert.

Bewirtungskosten

Lädt der Freiberufler Kunden oder Gäste ein, so gehören auch diese Kosten zu den Spesen, wenn sie angemessen sind. Speisen, Getränke, Trinkgelder – absetzbar sind jedoch nur 70 Prozent davon. Den Rest muss sich der Gastgeber zu seinen privaten Lebenshaltungskosten zurechnen lassen. Für die Kostenerstattung durch den Auftraggeber oder für die Steuererklärung müssen alle Spesen genau belegt werden. Daher gilt: Alle Belege sorgfältig sammeln!

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