Geschäftliches Mobiltelefon für einfachere Verrechnung bei der Steuer

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Erreichbarkeit ist vor allem in deutschen Unternehmen beinahe ein Firmenkult. Im Urlaub, beim schicken Essen oder auf dem Weg zum Geschäftsfreund – deutsche Unternehmer gelten weltweit als Spitzenreiter in der ununterbrochenen Erreichbarkeit. Ein geschäftliches Mobiltelefon als Zweithandy erleichtert die Abrechnung der Telefonkosten. Doch für einen Handyvertrag ohne Schufa gelten besondere Voraussetzungen, um günstige statt teure Tarife nutzen zu können.

Geschäftliches Mobiltelefon für leichtere Steuerabrechnung

Das Handy ist neben dem Festnetztelefon inzwischen ein anerkanntes Betriebsmittel. Deshalb können die Anschaffungskosten als Betriebsausgabe beim Finanzamt geltend gemacht werden. Dies gilt in voller Höhe allerdings nur, wenn das Firmenhandy nachweislich niemals für private Telefongespräche verwendet wird. Zu diesem Zweck sollte besser ein zweites Handy mit rein geschäftlicher Kontaktliste angeschafft werden.

Ist dies nicht gewünscht oder finanziell nicht möglich, dürfen die Anschaffungskosten eines Handys nur anteilig steuerlich geltend gemacht werden. Eine Ausnahme ist eine Kapitalgesellschaft, in welcher der Inhaber als geschäftsführender Angestellter tätig ist. Gleiche Festlegungen wie für das Firmenhandy des Chefs / Inhabers gelten für Mitarbeiterhandys.

Allerdings dürfen die Telefonkosten beim Mitarbeiterhandy unabhängig von ihrer privaten oder geschäftlichen Natur als Betriebskosten in voller Höhe abgesetzt werden. Bei den vertraglich geregelten Telefonkosten sind monatliche Grundgebühren und Einzelkosten geschäftlicher Telefonate abzugsfähig.

Möglichkeiten für einen günstigen Handyvertrag ohne Schufa

Problematisch sind günstige Verträge für das geschäftliche Mobiltelefon, wenn das Unternehmen wegen eines oder mehrerer Schufa-Einträge eine schlechte Bonität hat. Die Mobilfunkanbieter akzeptieren auch viele Jahre nach einem solchen Eintrag den Kunden vertraglich selten. Noch brisanter ist die Situation, falls es wegen eines Außenstandes zu früheren Handyverträgen Schufa-Einträge gibt.

Deshalb sollte die Anschaffung eines oder mehrerer geschäftlicher Mobiltelefone sorgfältig und langfristig geplant werden. Zunächst sollte der Unternehmer eine Schufa-Auskunft anfordern. Eventuell überholte Einträge werden auf Verlangen gelöscht und sind damit nicht länger ein Ausschlussgrund für einen neuen Handyvertrag. Eine gute Alternative für einen Handyvertrag ohne Schufa kann ein Prepaid-Tarif sein.

Die Gesprächskosten sind hier etwas höher als bei einem Post-Prepaid-Handyvertrag. Doch durch die Notwendigkeit des vorherigen Aufladens hat dies auch steuerlich einen Vorteil: Die verbrauchten Gesprächskosten lassen sich besonders zweifelsfrei absetzen.

Kontrollmöglichkeiten für geschäftliches Mobiltelefon der Mitarbeiter

Eine riskante Problematik der Handynutzung ist die Verwendung von Apps. Nur wenige dieser Anwendungen sind für die Kommunikation des Unternehmens wirklich sinnvoll. Deshalb lohnt es sich, gleich nach der Anschaffung und Einrichtung des Firmenhandys für Mitarbeiter nicht benötigte Apps zu entfernen. Gelingt dies nicht, hilft häufig auch eine Sperre von Drittanbietern gegen eventuell unnötige Telefonkosten.

Einige Dienste am Firmenhandy sollten aber dennoch erhalten bleiben, beispielsweise PayPal Zahlung oder Apps zum Bestellen von Fahrkarten. Die Mitarbeiter werden die firmenseitige Kontrolle und Einschränkung eher als Erleichterung empfinden. Denn auch sie sind darum bemüht, Betriebskosten in Form von Telefonkosten gering zu halten.

Fazit

Ein geschäftliches Mobiltelefon gehört wie PC und Drucker zum unverzichtbaren Inventar. Es kann in voller Höhe oder teilweise als Betriebskosten steuerlich geltend gemacht werden. Falls ein Handyvertrag ohne Schufa nicht zustande kommt, können auch Prepaid-Kosten für Handy und Aufladen abgesetzt werden.
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