Aufgaben des Vertragsmanagements in der digitalisierten Unternehmenszukunft

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Ein Vertrag regelt Handlungen, Pflichten und Rechte zweier Vertragspartner. Unternehmerisch betrachtet ist nahezu für jeden internen und externen Prozess eine Vertragsverwaltung nötig. Mit passender Software gelingen diese Aufgaben schnell, effizient und erfolgversprechend.

Definition und Leistungsumfang im Vertragsmanagement

Contract Management (Vertragsmanagement) beginnt bereits bei den Verhandlungen für einen Vertrag. Ab diesem Zeitpunkt wird der Vertrag formuliert, im Detail ausgearbeitet und schließlich abgeschlossen. Danach überwacht entsprechend Software die Vertragsabläufe und sammelt Informationen daraus. Diese wiederum werden für die Risikobewertung benötigt. Aus diesen können sich Vertragsanpassungen oder Änderungen für künftige Verträge ergeben.

Der verwaltete Vertrag unterliegt – vergleichbar mit dem klassischen Verlauf – mehreren Phasen in einem Lebenszyklus. In der ersten Phase wird ein Entwurf gestaltet und eine Vertragsmappe angelegt. Virtuell geschieht dies durch Versionen, die gegeneinander verglichen und übereinander aktualisiert werden können. In Phase Zwei werden aus mehreren Quellen Details des Vertragsinhalts gebündelt und aus Dateiformaten mit Hilfe einer Vertragsmanagement-Software herausgefiltert.

Erst jetzt folgt Phase Drei, die Finalisierung. Hierbei entsteht aus den gebündelten Inhalten der letztendliche Vertrag, der jetzt von den Vertragsparteien unterschrieben wird. In der vierten Phase wird der Vertrag abgelegt, bei Bedarf wiedervorgelegt und auf die Einhaltung der Vertragsfristen oder sonstigen Inhalte überprüft.

Über die Volders GmbH

Der Vertragsassistenz Volders wurde 2014 gegründet, hieß damals allerdings zunächst Vertragslotse. Firmeninhalt war von Anfang an nicht nur ein Kündigungsdienst nach bereits vorhandenem Vorbild, sondern die zusätzliche Beratung von Kunden, Überwachung von Verträgen und unabhängige Bewertung von Vertragsanbietern.

Derzeit sind bereits beinahe 19.000 Anbieter in nur drei Jahren auf der Plattform verzeichnet. Eines der Ziele von Volders ist die möglichst kostengünstige Kündigung nicht mehr gewünschter Verträge. Deshalb gehört zum Service der App eine Suchfunktion nach zugelassenen Einsendewegen. Fax oder E-Mail sind komplett kostenlos, aber nicht immer als Kündigungszugang erlaubt. Praktisch am Dienst ist dessen Monitoring-Hilfe.

Reagiert ein Anbieter nicht rechtzeitig auf die Kündigung, mahnt Volders diese an, bis der Vertrag rechtskräftig endet. Trotz der virtuellen Ausrichtung der Unternehmensinhalte steht das 20köpfige Team auch persönlich für den Kundenservice bereit. Wer mag, bekommt auf nahezu jede Frage eine Antwort, selbst dann, wenn diese eigentlich auf der Webseite zu finden ist.

Aufgaben des Vertragsmanagements

  • Fachspezifische Vertragsgestaltung und -überwachung für Bereiche wie Geschäftsführung und Einkauf, Rechtsabteilung und Vertrieb oder Revisions- und Controllingabteilung
  • Risikobewertung und -minimierung hinsichtlich Vertragspartner und -volumen, Umsatzpotenzial und Kundengewinnung
  • Angebotsbearbeitung und -vergleich vor Erstellung von Vertragsentwürfen
  • Überblick über und Überwachung von Kündigungsfristen, Leistungserbringung, Abrechnung und weiteren Vertragsbestandteilen
  • Revisionssichere Archivierung von elektronischen Vertragsdokumenten für die Optimierung im kompletten Vertragswesen
  • Erfassung und Archivierung aller relevanten Zusatzinformationen (E-Mails, Notizen, Vertragsversionen, Kommentare, Dateiverweise usw.) für spätere Vertragsverwaltung oder künftiges Vertragscontrolling

Fazit

Durch aktives Vertragsmanagement verbessert sich die betriebswirtschaftliche Effizienz in Unternehmen. Volders und andere Anbieter helfen mit ihren Apps über moderne Software dabei, Verträge zu begutachten, zu überwachen und rechtwirksam zu kündigen. Ohne digitale Hilfe beim Vertragsmanagement können Unternehmen in der heutigen Zeit kaum noch auf dem Markt mit digitalisierten Unternehmen mithalten.

 

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